Toiminimen kirjanpito: teetkö itse vai annatko ammattilaisen hoitaa?

Toiminimi on Suomen suosituin yritysmuoto, ja hyvästä syystä: se on nopea perustaa ja helppo pyörittää. Kirjanpitovelvollisuus koskee kuitenkin jokaista toiminimiyrittäjää heti ensimmäisestä eurosta lähtien. Tässä oppaassa käymme läpi toiminimen kirjanpidon vaatimukset selkokielellä ja autamme sinua päättämään, kannattaako kirjanpito hoitaa itse vai ulkoistaa ammattilaiselle. Jos haluat, että kirjanpito hoituu puolestasi, Adcountilla saat oman kirjanpitäjän kiinteällä kuukausihinnalla.

Onko toiminimi kirjanpitovelvollinen?

Kyllä. Toiminimiyrittäjä on kirjanpitovelvollinen heti yritystoiminnan ensimmäisestä päivästä alkaen. Velvollisuus ei riipu liikevaihdon suuruudesta tai siitä, onko yritys arvonlisäverorekisterissä.

Jos laskutat laskutuspalvelun kautta ilman omaa y-tunnusta, sinua ei katsota itsenäiseksi elinkeinonharjoittajaksi eikä kirjanpitovelvollisuus silloin koske sinua henkilökohtaisesti. Kirjanpitovelvollisuus kuuluu tällöin laskutuspalveluyritykselle. Palvelumallit vaihtelevat, joten asia kannattaa varmistaa oman laskutuspalvelusi ehdoista.

Toiminimen yhdenkertainen kirjanpito: mitä se tarkoittaa?

Toiminimi voi pitää yhdenkertaista kirjanpitoa, jos tilikausi on kalenterivuosi ja enintään yksi seuraavista rajoista ylittyy:

• Liikevaihto 200 000 euroa
• Taseen loppusumma 100 000 euroa
• Palveluksessa keskimäärin 3 henkilöä

Käytännössä lähes kaikki pienet toiminimiyrittäjät täyttävät nämä ehdot, joten yhdenkertainen kirjanpito on yleisin vaihtoehto.

Toiminimen yhdenkertainen kirjanpito on menetelmänä yksinkertaisempi kuin kahdenkertainen kirjanpito. Käytännössä se tarkoittaa kassapohjaista kirjanpitoa, jossa kirjataan tulot ja menot sitä mukaa kun rahat liikkuvat tilillä. Tasetta ei tarvita. Verotusta varten tulot ja menot kuitenkin oikaistaan suoriteperusteisiksi, joten kassakirjanpito ei suoraan vastaa veroilmoituksella ilmoitettavaa tulosta.

Jos useampi kuin yksi näistä rajoista ylittyy tai tilikausi ei ole kalenterivuosi, on pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa, joka on monimutkaisempi ja edellyttää myös taseen laatimista. Lisätietoa kirjanpitovelvollisuudesta löydät suoraan Verohallinnon ohjeista.

Voiko toiminimen kirjanpidon tehdä itse?

Teknisesti kyllä, laki ei edellytä tilitoimiston käyttöä. Moni yrittäjä miettiikin, voiko hoitaa toiminimen kirjanpidon itse ja säästää kuluissa. Se on mahdollista, mutta kannattaa punnita tarkasti.

Itse tekeminen voi sopia, jos:

• Liiketoiminta on hyvin pienimuotoista ja tositteita on vain muutama kuukaudessa
• Sinulla on aikaa ja kiinnostusta opetella kirjanpidon perusteet
• Ymmärrät alv-ilmoitusten antamisen, veroilmoituslomakkeet ja määräajat

Itse tekeminen tulee helposti kalliiksi, jos:

• Virheitä syntyy ja Verohallinto lähettää lisäselvityspyyntöjä
• Aikaa kuluu kirjanpitoon oman laskutettavan työn sijaan
• Vähennyksiä jää huomaamatta tai niitä tehdään väärin

Monelle yrittäjälle oman ajan arvo ylittää nopeasti tilitoimiston kuukausihinnan. Kun lasket oman tuntisi arvon, kirjanpidon ulkoistaminen on usein kannattavampaa kuin miltä se ensisilmäyksellä näyttää.

Tilitoimistossa toiminimen kirjanpito hinnoitellaan yleensä kiinteällä kuukausihinnalla, joka riippuu tositteiden määrästä. Kirjanpitokulut ovat vähennyskelpoisia, joten todellinen kustannus on laskun summaa pienempi. Adcountilla toiminimen kirjanpito alkaa 69 €/kk, ja hintaan sisältyvät oma kirjanpitäjä, neuvonta sekä tilinpäätös ja veroilmoitus. Kaikki paketit näet kirjanpidon hinnastosta.

Epävarma kannattaako ulkoistaa? Pyydä hinta-arvio, niin voit verrata sitä oman aikasi kustannukseen. Sitoudu vasta, kun tiedät, mitä palveluun kuuluu ja mitä se maksaa.

Pyydä maksuton hinta-arvio

Toiminimen kirjanpito Excelillä: toimiiko se?

Yhdenkertainen kirjanpito on mahdollista tehdä myös kirjanpito Excelissä. Verkosta löytyy valmiita pohjia, joihin voi kirjata tulot, menot ja alv-laskelmat. Excel-pohjainen kirjanpito toimii teoriassa, mutta käytännössä siinä on riskejä:

• Kaavat voivat mennä rikki huomaamatta
• Alv-laskelmat on tehtävä ja tarkistettava käsin
• Virheitä on vaikea jäljittää jälkikäteen
• Tositteiden yhdistäminen kirjauksiin on työlästä

Sähköiset kirjanpito-ohjelmat, kuten Holvi, ovat nykyään edullisia ja automatisoivat suuren osan työstä. Ne vähentävät virheiden riskiä merkittävästi verrattuna Excel-pohjaiseen kirjanpitoon ja sopivat erityisen hyvin toiminimiyrittäjille. Jos käytät jo Holvia, kirjanpitäjä voi hoitaa kirjanpitosi suoraan sieltä. Lue lisää Holvi-kirjanpidosta.

Mitä kirjanpitoon pitää kirjata?

Jokaisesta liiketapahtumasta tehdään kirjaus, ja jokaisesta kirjauksesta pitää olla tosite. Kirjanpitoon merkitään:

• Tulot: asiakkailta saadut maksut
• Menot: liiketoimintaan liittyvät kulut, kuten vuokra, puhelinlasku ja materiaaliostot
• Arvonlisävero: jos olet alv-rekisterissä, alv eritellään jokaisesta ostosta ja myynnistä

Tositteita on säilytettävä vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Tietty aineisto, kuten tilinpäätösasiakirjat, vaatii pidempää säilytystä. Sähköinen säilytys on täysin sallittua ja käytännöllisin tapa.

Arvonlisävero toiminimellä

Kun 20 000 euron liikevaihtoraja ylittyy, yrityksen pitää ilmoittautua alv-rekisteriin ja alkaa periä arvonlisäveroa. Arvonlisävero tilitetään säännöllisesti Verohallinnolle: ilmoitusväli on kuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain liikevaihdon mukaan. Alv-ilmoitusten määräaikoihin on syytä kiinnittää tarkkaa huomiota: myöhästyminen aiheuttaa viivästysmaksuja, jotka voi helposti välttää kun kirjanpito on ammattilaisen hoidossa.

Jos yrityksellä on myyntiä EU-maihin

EU-myynti tuo mukanaan lisävelvoitteita, jotka on tärkeä tuntea ennen kuin ensimmäinen ulkomainen lasku lähtee.

Jos myyt palveluita tai tavaroita toisiin EU-maihin yrityksille (B2B-myynti), sinun on annettava tavallisen alv-ilmoituksen lisäksi erillinen yhteenvetoilmoitus. Sen eräpäivä on normaalia alv-ilmoitusta aiemmin, ja myöhästymismaksut ovat huomattavasti tavallista ankarammat. Tämä jää monelta yrittäjältä huomaamatta ennen kuin lasku on jo tullut.

Vaihtoehtoisesti, jos myyt palveluita suoraan EU-maiden kuluttajille (B2C-myynti), voit rekisteröityä OSS-järjestelmään (One Stop Shop). OSS koskee tiettyjä EU-alueen kuluttajamyyntejä, ja se yksinkertaistaa tilannetta merkittävästi: sen sijaan että rekisteröityisit alv-velvolliseksi erikseen jokaisessa kohdemaassa, hoidat kaikki EU-maiden alv-tilityksesi yhden ilmoituksen kautta Suomessa.

EU-myynti on alv-velvollisuuden monimutkaisin alue, ja virheet tulevat nopeasti kalliiksi. Jos sinulla on tai on tulossa myyntiä EU-maihin, kannattaa asia käydä läpi kirjanpitäjän kanssa ennen kuin toiminta käynnistyy.

Toiminimen vähennyskelpoiset kulut

Yksi kirjanpidon tärkeimmistä hyödyistä on, että se paljastaa kaikki kulut, jotka voit vähentää verotuksessa. Vähennykset pienentävät suoraan verotettavaa tuloa, eli oikein tehty kirjanpito säästää rahaa. Yleisimpiä vähennyskelpoisia kuluja toiminimellä ovat toimistotarvikkeet, työkoneet ja laitteet, asiakastapaamisiin liittyvät matkakulut, yrityksen vakuutukset, ammatillinen koulutus sekä tilitoimiston kuukausimaksu, joka on kokonaan vähennyskelpoinen.

Kävimme kaikki yleisimmät vähennyskelpoiset kulut yksityiskohtaisesti läpi omassa vähennyskelpoisten kulujen oppaassamme. Jotta kaikki vähennykset tulevat hyödynnettyä, tositteet pitää säilyttää huolellisesti ja kirjanpidon on oltava ajantasainen.

Veroilmoitus toiminimellä

Toiminimiyrittäjä antaa elinkeinotoiminnastaan oman veroilmoituksensa lomakkeella 5 OmaVero-palvelussa. Se ei ole erillinen yhtiöveroilmoitus, vaan osa henkilökohtaista verotusta: yritystoiminnan tulos verotetaan yrittäjän omana tulona.

Kirjanpito on se perusta, jonka päälle lomake 5 rakentuu. Jos kirjanpito on ajantasainen ja oikein tehty, veroilmoituksen täyttäminen sujuu nopeasti ja kaikki sallitut vähennykset tulevat huomioiduiksi. Kun kirjanpito on Adcountilla, kirjanpitäjäsi laatii veroilmoituksen puolestasi, ja se sisältyy kuukausihintaan.

Kannattaako kirjanpito ulkoistaa?

Jos toiminimesi liikevaihto ylittää muutaman tuhannen euron vuodessa tai sinulla on säännöllisiä kuluja ja asiakkaita, kirjanpidon ulkoistaminen on useimmiten järkevää. Ammattitaitoinen kirjanpitäjä:

• Pitää kirjanpidon ajantasaisena ja lakien mukaisena
• Muistuttaa alv-määräajoista ja muista ilmoituksista
• Löytää kaikki sallitut vähennykset
• Vastaa Verohallinnon kysymyksiin tarvittaessa

Adcount on auktorisoitu tilitoimisto, joka on erikoistunut toiminimiin ja pieniin yrityksiin. Saat oman nimetyn kirjanpitäjän ja varakirjanpitäjän, ja neuvonta sisältyy hintaan. Kirjanpitäjämme tuntevat pienyritystoiminnan erityispiirteet ja palvelevat sähköisesti koko Suomessa.