Toiminimen kirjanpidon ABC: vaatimukset, hinta ja kannattaako tehdä itse?

Toiminimi on Suomen suosituin yritysmuoto, ja hyvästä syystä: se on nopea perustaa ja helppo pyörittää. Kirjanpitovelvollisuus koskee kuitenkin jokaista toiminimiyrittäjää heti ensimmäisestä eurosta lähtien. Tässä oppaassa käymme läpi toiminimen kirjanpidon vaatimukset selkokielellä ja autamme sinua päättämään, kannattaako kirjanpito hoitaa itse vai ulkoistaa ammattilaiselle.

Onko toiminimi kirjanpitovelvollinen?

Kyllä, aina. Kaikki elinkeinonharjoittajat, joilla on y-tunnus, ovat kirjanpitovelvollisia yritystoiminnan ensimmäisestä päivästä alkaen. Velvollisuus ei riipu liikevaihdon suuruudesta tai siitä, onko yritys arvonlisäverorekisterissä.

Jos laskutat laskutuspalvelun kautta ilman omaa y-tunnusta, sinua ei katsota itsenäiseksi elinkeinonharjoittajaksi eikä kirjanpitovelvollisuus silloin koske sinua henkilökohtaisesti. Kirjanpitovelvollisuus kuuluu tällöin laskutuspalveluyritykselle. Palvelumallit vaihtelevat, joten asia kannattaa varmistaa oman laskutuspalvelusi ehdoista.

Toiminimen yhdenkertainen kirjanpito: mitä se tarkoittaa?

Toiminimi voi pitää yhdenkertaista kirjanpitoa, jos tilikausi on kalenterivuosi ja enintään yksi seuraavista rajoista ylittyy:

• Liikevaihto 200 000 euroa
• Taseen loppusumma 100 000 euroa
• Palveluksessa keskimäärin 3 henkilöä

Käytännössä lähes kaikki pienet toiminimiyrittäjät täyttävät nämä ehdot, joten yhdenkertainen kirjanpito on yleisin vaihtoehto.

Toiminimen yhdenkertainen kirjanpito on menetelmänä yksinkertaisempi kuin kahdenkertainen kirjanpito. Käytännössä se tarkoittaa kassapohjaista kirjanpitoa, jossa kirjataan tulot ja menot sitä mukaa kun rahat liikkuvat tilillä. Tasetta ei tarvita.

Jos useampi kuin yksi näistä rajoista ylittyy tai tilikausi ei ole kalenterivuosi, on pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa, joka on monimutkaisempi ja edellyttää myös taseen laatimista. Lisätietoa kirjanpitovelvollisuudesta löydät suoraan Verohallinnon ohjeista.

Voiko toiminimen kirjanpidon tehdä itse?

Teknisesti kyllä, laki ei edellytä tilitoimiston käyttöä. Moni yrittäjä miettiikin, voiko hoitaa toiminimen kirjanpidon itse ja säästää kuluissa. Se on mahdollista, mutta kannattaa punnita tarkasti.

Itse tekeminen voi sopia, jos:

• Liiketoiminta on hyvin pienimuotoista ja tositteita on vain muutama kuukaudessa
• Sinulla on aikaa ja kiinnostusta opetella kirjanpidon perusteet
• Ymmärrät alv-ilmoittamisen, veroilmoituslomakkeet ja määräajat

Itse tekeminen tulee helposti kalliiksi, jos:

• Virheitä syntyy ja verottaja lähettää lisäselvityspyyntöjä
• Aikaa kuluu kirjanpitoon oman laskutettavan työn sijaan
• Vähennyksiä jää huomaamatta tai niitä tehdään väärin

Useimmille yrittäjille oman ajan arvo ylittää nopeasti tilitoimiston kuukausihinnan. Kun lasket oman tuntisi arvon, kirjanpidon ulkoistaminen on usein kannattavampaa kuin miltä se ensisilmäyksellä näyttää.

Epävarma kannattaako ulkoistaa? Pyydä hinta-arvio, niin voit verrata sitä oman aikasi kustannukseen. Sitoudutaan vasta kun sopimus tuntuu oikealta.

Pyydä maksuton hinta-arvio

Toiminimen kirjanpito Excelillä: toimiiko se?

Yhdenkertainen kirjanpito on mahdollista tehdä myös toiminimen kirjanpito Excelillä. Verkosta löytyy valmiita pohjia, joihin voi kirjata tulot, menot ja alv-laskelmat. Excel-pohjainen kirjanpito toimii teoriassa, mutta käytännössä siinä on riskejä:

• Kaavat voivat mennä rikki huomaamatta
• Alv-laskelmat on tehtävä ja tarkistettava käsin
• Virheitä on vaikea jäljittää jälkikäteen
• Tositteiden yhdistäminen kirjauksiin on työlästä

Sähköiset kirjanpito-ohjelmat, kuten Holvi, ovat nykyään edullisia ja automatisoivat suuren osan työstä. Ne vähentävät virheiden riskiä merkittävästi verrattuna Excel-pohjaiseen kirjanpitoon ja sopivat erityisen hyvin toiminimiyrittäjille.

Toiminimen kirjanpito: hinta tilitoimistossa

Yksi yleisimmistä kysymyksistä on, mitä toiminimen kirjanpito maksaa tilitoimistossa. Hinta vaihtelee liikevaihdon, tositteiden määrän ja tarvittavien palveluiden mukaan:

• Pieni toiminimi (alle 20 tositetta/kk): noin 69–100 euroa kuukaudessa
• Keskikokoinen toiminimi (20–50 tositetta/kk): noin 100–150 euroa kuukaudessa
• Hintaan sisältyy yleensä kuukausikirjanpito, alv-ilmoitukset ja veroilmoitus
• Lisäpalvelut, kuten palkanlaskenta, laskutetaan erikseen

Kiinteä kuukausihinta on selkein vaihtoehto: tiedät etukäteen mitä maksat, eikä yllätyksiä tule. Kirjanpitokulut ovat vähennyskelpoisia yrityksen verotuksessa, eli todellinen kustannus on pienempi kuin laskun summa.

Adcountin kirjanpito toiminimille alkaa 69 eurosta kuukaudessa. Kiinteä hinta, oma nimetty kirjanpitäjä, ei erillisiä ohjelmistokuluja.

Pyydä tarjous Katso hinnasto 

Mitä kirjanpitoon pitää kirjata?

Jokaisesta liiketapahtumasta tehdään kirjaus, ja jokaisesta kirjauksesta pitää olla tosite. Kirjanpitoon merkitään:

• Tulot: asiakkailta saadut maksut
• Menot: liiketoimintaan liittyvät kulut, kuten vuokra, puhelinlasku ja materiaaliostot
• Arvonlisävero: jos olet alv-rekisterissä, alv eritellään jokaisesta ostosta ja myynnistä

Tositteita on säilytettävä vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Tietty aineisto, kuten tilinpäätösasiakirjat, vaatii pidempää säilytystä. Sähköinen säilytys on täysin sallittua ja käytännöllisin tapa.

Arvonlisävero toiminimellä

Toiminimen on rekisteröidyttävä arvonlisäverovelvolliseksi, kun liikevaihto ylittää 20 000 euroa vuodessa. Sen jälkeen alv lisätään laskuille ja tilitetään säännöllisesti Verohallinnolle. Ilmoitusväli on kuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain liikevaihdon mukaan. Alv-ilmoitusten määräaikoihin on syytä kiinnittää tarkkaa huomiota: myöhästyminen aiheuttaa viivästysmaksuja, jotka voi helposti välttää kun kirjanpito on ammattilaisen hoidossa.

Jos yrityksellä on myyntiä EU-maihin

EU-myynti tuo mukanaan lisävelvoitteita, jotka on tärkeä tuntea ennen kuin ensimmäinen ulkomainen lasku lähtee.

Jos myyt palveluita tai tavaroita toisiin EU-maihin yrityksille (B2B-myynti), sinun on annettava tavallisen alv-ilmoituksen lisäksi erillinen yhteenvetoilmoitus. Sen eräpäivä on normaalia alv-ilmoitusta aiemmin, ja myöhästymismaksut ovat huomattavasti tavallista ankarammat. Tämä jää monelta yrittäjältä huomaamatta ennen kuin lasku on jo tullut.

Vaihtoehtoisesti, jos myyt palveluita suoraan EU-maiden kuluttajille (B2C-myynti), voit rekisteröityä OSS-järjestelmään (One Stop Shop). OSS-rekisteröinti yksinkertaistaa tilannetta merkittävästi: sen sijaan että rekisteröityisit alv-velvolliseksi erikseen jokaisessa kohdemaassa, hoidat kaikki EU-maiden alv-tilityksesi yhden ilmoituksen kautta Suomessa.

EU-myynti on alv-velvollisuuden monimutkaisin alue, ja virheet tulevat nopeasti kalliiksi. Jos sinulla on tai on tulossa myyntiä EU-maihin, kannattaa asia käydä läpi kirjanpitäjän kanssa ennen kuin toiminta käynnistyy.

Toiminimen vähennyskelpoiset kulut

Yksi kirjanpidon tärkeimmistä hyödyistä on, että se paljastaa kaikki kulut, jotka voit vähentää verotuksessa. Vähennykset pienentävät suoraan verotettavaa tuloa, eli oikein tehty kirjanpito säästää rahaa. Yleisimmät vähennyskelpoiset kulut toiminimellä ovat:

• Toimistotarvikkeet: Kynät, paperit, muistiinpanovälineet ja muut yritystoimintaan tarvittavat tarvikkeet.
• Työkoneet ja laitteet: Tietokoneet, puhelimet, kamerat, tulostimet ja muut työssä tarvittavat laitteet.
• Matkakulut: Asiakastapaamisiin liittyvät matkakulut, kuten bussi- tai junaliput, auton käyttö tai hotelliyöpymiset työmatkoilla.
• Vakuutukset: Yritystoimintaan liittyvät vakuutukset, kuten vastuu- ja omaisuusvakuutukset.
• Koulutus ja kurssit: Ammatillinen lisäkoulutus ja kurssit, jotka liittyvät suoraan yritystoimintaasi.
• Kirjanpitopalvelut: Tilitoimiston kuukausimaksu on kokonaan vähennyskelpoinen, joten sen todellinen kustannus on verotuksen jälkeen selvästi pienempi.

Jotta kaikki vähennykset tulevat hyödynnettyä, tositteet pitää säilyttää huolellisesti ja kirjanpidon on oltava ajantasainen. Moni yrittäjä menettää rahaa yksinkertaisesti siksi, että vähennyksiä ei huomata tai niitä tehdään väärin.

Veroilmoitus toiminimellä

Toiminimiyrittäjä antaa elinkeinotoiminnastaan oman veroilmoituksensa lomakkeella 5 OmaVero-palvelussa. Se ei ole erillinen yhtiöveroilmoitus, vaan osa henkilökohtaista verotusta: yritystoiminnan tulos verotetaan yrittäjän omana tulona.

Kirjanpito on se perusta, jonka päälle lomake 5 rakentuu. Jos kirjanpito on ajantasainen ja oikein tehty, veroilmoituksen täyttäminen sujuu nopeasti ja kaikki sallitut vähennykset tulevat huomioiduiksi.

Kannattaako kirjanpito ulkoistaa?

Jos toiminimesi liikevaihto ylittää muutaman tuhannen euron vuodessa tai sinulla on säännöllisiä kuluja ja asiakkaita, kirjanpidon ulkoistaminen on useimmiten järkevää. Ammattitaitoinen kirjanpitäjä:

• Pitää kirjanpidon ajantasaisena ja lakien mukaisena
• Muistuttaa alv-määräajoista ja muista ilmoituksista
• Löytää kaikki sallitut vähennykset
• Vastaa verottajan kysymyksiin tarvittaessa

Adcount on erikoistunut juuri toiminimiyrittäjiin. Kirjanpitäjämme tuntevat pienyritystoiminnan erityispiirteet ja palvelevat sähköisesti koko Suomessa.