Vähennyskelpoiset kulut ja verovähennykset

Mitä kaikkia kuluja osakeyhtiö tai toiminimi voi vähentää kirjanpidossa ja verotuksessa? Käymme tässä artikkelissa läpi yleisimmät vähennyskelpoiset kulut, jotta osaat hyödyntää ne kaikki omassa yrityksessäsi.

Mitä kaikkea voi vähentää kirjanpidossa?

Yritystoimintaan liittyvät kulut ovat lähtökohtaisesti vähennyskelpoisia. Yrityksen kulut pitää kuitenkin pystyä osoittamaan kirjanpidossa tositteella. Vähennettävä meno ei saa perustua pelkkään tilisiirtoon, muistiin tai tuntumaan, vaan sen täytyy perustua varmennettuun tapahtumaan, josta on todisteena tosite.

Verotuksessa vähennyskelvottomia kuluja ovat yrittäjän tai perheen tavanomaiset elantomenot, kuten vaatteet, ruoka tai harrastusmaksut. Näitä kuluja ei saa myöskään maksaa yrityksen tililtä, tai ne voidaan tulkita yksityisotoksi toiminimessä tai palkaksi osakeyhtiössä.

Verovähennyksiä voi tehdä, vaikka yrityksellä ei olisi vielä tuloja lainkaan. Jos tilikausi jää tappiolliseksi, tappiot voi vähentää seuraavan 10 vuoden tuloksesta. Yritys voi vähentää vähennyskelpoisten hankintojen arvonlisäveron, vaikka yrityksellä ei olisi vielä ollut myyntiä.

Vähennyskelpoiset kulut pienentävät yrityksen verotettavaa tulosta ja siten maksettavaa veroa.

Perustamis- ja toimitilakulut

Yrityksen perustamiskulut

Yrityksen perustamisesta koituu kuluja. Yrityksen rekisteröinti Patentti- ja rekisterihallitukseen (PRH) maksaa, ja tämän käsittelymaksun voi vähentää verotuksessa. Myös jo ennen yrityksen rekisteröimistä tehdyt hankinnat, jotka liittyvät suoraan yrityksen toimintaan, voidaan vähentää. Kirjanpitovelvollisuus alkaa heti, kun yritys perustetaan.

Toimitila- ja työhuonevähennys

Useimmilla yrittäjillä on tila, jossa työnteko tapahtuu. Tila voi olla vuokrattu tai ostettu liiketila tai kotona oleva työtila. Vuokratun toimitilan kulut voi vähentää verotuksessa, kun tila liittyy yritystoimintaan. Osakeyhtiö voi myös vuokrata toimitilan osakkeenomistajan kodista, mutta vuokratulo pitää ilmoittaa henkilökohtaisella veroilmoituksella. Toiminimiyrittäjä voi tietyin ehdoin saada työhuoneesta työhuonevähennyksen. Vähennyksen määrä ja tapa riippuvat siitä, miten tilaa käytetään yritystoiminnassa.

Ulkopuoliset palvelut

Yrityksen ostamat palvelut, jotka liittyvät yritystoimintaan, ovat vähennyskelpoisia. Näihin kuuluvat esimerkiksi alihankinta sekä kirjanpito-, lakiasiain- ja konsultointipalvelut. Kirjanpitopalvelun kuukausimaksu on tästä hyvä esimerkki: koko kuukausihinta on vähennyskelpoinen kulu.

Palkka- ja henkilöstökulut

Palkka- ja henkilöstömenot

Palkkamenojen vähentämisessä on väliä, onko yritys toiminimi vai osakeyhtiö. Osakeyhtiössä yrittäjän itselleen tai henkilökunnalle maksamat palkat, pakolliset vakuutukset ja sivukulut ovat vähennyskelpoisia. Toiminimiyrittäjä ei sen sijaan maksa itselleen palkkaa, vaan yrityksen tulos verotetaan yrittäjän tulona. Adcount hoitaa myös yrityksesi palkanlaskennan, joten palkat, vakuutukset ja niiden vähennykset pysyvät samalla kirjanpitäjällä ajan tasalla.

Yrittäjän palkka ja työsuhde-edut

Palkan nostaminen on helppo tapa alentaa yrityksen verotettavaa tulosta. Palkka pienentää osakeyhtiön verotettavaa tulosta, kun taas osinko maksetaan yhtiön voitosta verojen jälkeen. YEL-vakuutetun yrittäjän palkasta ei makseta TyEL- eikä työttömyysvakuutusmaksuja. Palkasta toimitetaan ennakonpidätys ja maksetaan työnantajan sairausvakuutusmaksu. Yrittäjän pitää kuitenkin ottaa itselleen erillinen YEL-vakuutus, jonka voi vähentää kirjanpidossa.

Yrittäjä voi hyödyntää palkanlaskennassa verovapaita matkakorvauksia, verotettavia luontoisetuja kuten autoetu, asuntoetu, lounassetelit ja puhelinetu, sekä verovapaita työsuhde-etuja kuten työsuhdematkalippu ja liikuntaetu. Näiden vuosittain vaihtuvat verotusarvot löytyvät Verohallinnon sivuilta. Luontoisedussa yrittäjä maksaa vain edun arvosta veron, ei koko kustannusta.

Henkilökunnan virkistys- ja harrastustoiminta

Jos yrityksellä on henkilökuntaa, kohtuullisen virkistys- ja harrastustoiminnan kulut voi vähentää verotuksessa. Virkistys- ja harrastustoiminnalla tarkoitetaan koko henkilöstön viihtyvyyttä, suorituskykyä tai työpaikan ihmissuhteita ylläpitävää toimintaa, jolla ei ole mainittavaa henkilökunnan elantokustannuksia säästävää vaikutusta. Tällaisia ovat esimerkiksi virkistyspäivä työntekijöille, liput maratonkilpailuun tai henkilöstön pikkujoulut tarjoiluineen. Yksinyrittäjä ei kuitenkaan voi vähentää omaa virkistystoimintaansa.

Kahvit ja virvoitusjuomat sekä muu tarjoilu

Työnantajan työaikana työntekijöilleen järjestämää ilmaista hedelmä-, kahvi- tai virvoitusjuomatarjoilua kahvileipineen voidaan pitää vähennyskelpoisena tavanomaisena virkistystoimintana. Tarjoilu ei kuitenkaan saa olla niin runsasta, että se korvaa aterian.

Merkkipäivälahjat

Työnantaja voi muistaa työntekijöitään työntekijän tai työnantajan merkkipäivänä erilaisilla lahjoilla. Työntekijälle annettu merkkipäivälahja on verovapaata, jos se on kohtuullinen tai vähäinen. Merkkipäivälahjakäytännön tulee olla kollektiivinen eli koskea koko henkilökuntaa, ja lahjan tulee olla muuta kuin rahaa tai lahjakortti.

Työterveyshuolto

Laki edellyttää työterveyshuollon järjestämistä työntekijöille. Työterveyshuollon kulut ovat vähennyskelpoisia edellyttäen, että yritys on laatinut työterveyshuollon toimintasuunnitelman ja tehnyt sopimuksen palveluntarjoajan kanssa. Myös yrittäjän itselleen järjestämä työterveyshuolto on verotuksessa vähennettävä elinkeinotoiminnan kulu, kunhan palvelu on järjestetty henkilökunnalle tasa-arvoisesti ja kohtuullisesti.

Silmälasit

Silmälasikustannuksia voidaan vähentää kirjanpidossa vain, jos kyse on lääkärin tai optikon määräämistä työhön liittyvistä erikoislaseista, kuten näyttöpäätelaseista, sankakustannuksineen. Näihin kuluihin sisältyvät myös optikon tai silmälääkärin kulut. Tavalliset silmälasit eivät ole vähennyskelpoisia.

Työvaatteet

Työvaatteet voi vähentää verotuksessa, jos niitä ei voi käyttää muuhun kuin työtehtäviin. Suojavaatteiden hankintamenot sekä pesukulut ovat vähennyskelpoisia, jos työ on vaatetusta kuluttavaa tai erityisen likaista. Työssä tarvittavat suojaimet ja suojavarusteet ovat vähennyskelpoisia, mutta tavalliset vaatteet, kuten puku tai urheiluvaatteet, katsotaan helposti elantokuluiksi eivätkä ne ole vähennyskelpoisia.

YEL-vakuutus ja toiminnan vastuuvakuutus

Yrittäjän maksamat YEL-vakuutusmaksut ovat verotuksessa vähennyskelpoisia. YEL-maksut voidaan vähentää verotuksessa yrittäjän tai yrityksen verotuksessa tilanteesta riippuen, mutta samaa maksua ei voi vähentää kahteen kertaan. Myös yrityksen toimintaan liittyvän vastuuvakuutuksen kulut ovat yleensä vähennyskelpoisia.

Laitteet, ohjelmistot ja viestintä

Puhelin- ja internetkulut

Yrityksen puhelin- ja internetkulut voi vähentää verotuksessa. Yritys voi vähentää myös työntekijän puhelimen oman käytön osuuden, mutta silloin työntekijälle pitää laskea verotettava puhelinetu. Työntekijälle kotiin hankittu internetyhteys työtehtäviä varten on vähennyskelpoinen kulu ja työntekijälle verovapaa etu.

Pienhankinnat, koneet ja laitteet

Pienhankintoja ovat erilaiset työvälineet ja koneet, kuten tietokoneet ja puhelimet. Jos yhden laitteen tai koneen arvo on enintään 1 200 euroa tai käyttöikä alle 3 vuotta, sen voi vähentää kertavähennyksenä tuloksesta. Jos hinta on suurempi, hankinta kirjataan taseelle ja vähennetään poistoina seuraavien vuosien aikana. Kertakuluina vähennettäviä pienhankintoja voi olla enintään 3 600 euron edestä vuosittain. Nämä rajat voivat muuttua lainsäädännön myötä, joten kirjanpitäjä tarkistaa aina ajantasaisen rajan puolestasi.

IT-ohjelmat ja ohjelmistot

Yrittäjä joutuu usein ostamaan omaa yritystoimintaa tukevia ohjelmistoja ja IT-ohjelmia, kuten kuvan- ja tekstinkäsittelyohjelmia tai kirjanpito- ja varasto-ohjelmia. Myös pilvipalvelut kuuluvat ohjelmistohankintojen piiriin, ja ne ovat verotuksessa vähennettäviä yrityksen menoja. Yrityksen verkkosivuihin liittyvät palvelut, kuten sivujen hostaus ja domain-maksut, ovat niin ikään verovähennettäviä. Usein ulkomailta ostetuissa ohjelmistoissa on käänteinen alv, eli ostaja on vastuussa arvonlisäveron ilmoittamisesta.

Asiakassuhteet ja markkinointi

Edustuskulut

Edustuskulut ovat vain 50 % vähennyskelpoisia verotuksessa, eikä niiden arvonlisäveroa saa vähentää lainkaan. Edustuskuluja ovat esimerkiksi asiakkaalle tarjottu ravintolaillallinen tai muu vieraanvaraisuus, kun tarkoituksena on uusien liikesuhteiden luominen tai vanhojen ylläpitäminen. Kaikki asiakastapaamiset tai lahjat eivät automaattisesti ole edustuskuluja: rajanveto kannattaa tarkistaa kirjanpitäjältä. Muista kirjata edustuskuluihin aina osallistujien nimet ja tapahtuman luonne.

Neuvottelukulut

Yrityksen tavanomaiset neuvottelu- ja kokouskulut ovat vähennyskelpoisia. Neuvottelukuluja ovat kohtuulliset ja yleensä päivällä tapahtuvat sisäiset palaverit, kuten hallituksen kokous, tapaaminen tilintarkastajan kanssa tai tarjoilut yhtiökokouksessa.

Markkinointikulut, mainoslahjat ja sponsorointi

Yrityksen näkyvyys vaatii yleensä maksullista toimintaa. Verovähennettäviin markkinointikuluihin kuuluvat esimerkiksi digimarkkinointi, kuten maksulliset sosiaalisen median ja hakukoneiden mainoskampanjat, samoin kuin perinteisemmät lehti-, tv- ja radiomainokset.

Mainoslahjat ovat yleensä yrityksen logolla varustettuja pieniä tuotteita, joita jaetaan esimerkiksi messuilla tai muussa tilaisuudessa, jossa yleisö ei ole yhtä tarkasti rajattu kuin edustustilaisuudessa. Näissä tapauksissa ne voi vähentää verotuksessa mainoslahjoina.

Sponsorointi näkyvyyttä vastaan on niin ikään hyväksyttävää: paikallisen urheilutoiminnan sponsorointi on vähennettävää menoa, jos se lisää yrityksen näkyvyyttä.

Liikkuminen ja matkustus

Autokulut

Ole aina ensin yhteydessä kirjanpitäjääsi, kun haluat vähentää autokuluja, sillä vähennysoikeus riippuu auton käytöstä ja yrityksen tilanteesta. Ajopäiväkirja auttaa osoittamaan, kuinka paljon autolla ajetaan yritysajoja ja yksityisajoja. Henkilöauton arvonlisäveron vähennysoikeuteen liittyy erillisiä rajoituksia, jos autolla ajetaan myös yksityisajoja. Asunnon ja työpaikan välistä matkaa ei yleensä pidetä yrityksen työmatkana.

Toiminimi: Jos auton ajoista yli 50 % on elinkeinotoiminnan ajoa, auto kuuluu elinkeinotoiminnan kalustoon. Tällöin kirjanpitoon lisätään kaikki autoon liittyvät kulut, esimerkiksi polttoaineet ja huollot, ja auton hankinnan voi kirjata yrityksen taseeseen sekä tehdä siitä vuosittaiset poistot. Vuoden lopussa kirjanpitäjä oikaisee kuluista yksityiskäytön osuuden. Jos autoa käytetään alle 50 % elinkeinotoiminnan ajoihin, voit vähentää kilometrikorvaukset työajoista. Ajopäiväkirjan tiedot toimitetaan vuoden lopussa.

Osakeyhtiö: Osakeyhtiö voi hankkia auton yrityksen nimiin ja auton yksityiskäytöstä voidaan muodostaa käyttäjälle autoetu. Auton verotus ja kulujen vähennysoikeus riippuvat muun muassa auton käytöstä ja siitä, onko kyseessä henkilöauto vai muu ajoneuvo. Ajopäiväkirjaa voidaan tarvita yritysajojen ja yksityisajojen selvittämiseen. Oman auton käytöstä yrityksen työajoihin voidaan tietyin ehdoin maksaa verovapaata kilometrikorvausta.

Auton vähennysoikeus on yksi yleisimmistä epäselvyyksistä yrittäjien kirjanpidossa. Adcountin kirjanpitäjä tarkistaa tilanteesi ja kertoo, kannattaako auto vähentää yrityksen vai oman käytön kautta.

Päivärahat ja matkakulut

Yritys voi korvata työntekijöilleen tilapäisestä työmatkasta aiheutuneita kustannuksia ja vähentää nämä verotuksessa. Päiväraha on korvausta tavallista suuremmista ruokailukuluista, ja se on veroton, kun se perustuu Verohallinnon vuosittaiseen päätökseen päivärahoista ja kilometrikorvauksista. Työnantaja voi maksaa työmatkan ajalta päivärahaa, jos matkakohde on yli 15 kilometrin päässä työpaikasta ja työmatka kestää yli 6 tuntia.

Myös muut matkakulut ovat vähennyskelpoisia. Työmatkasta kannattaa aina tehdä matkalasku, johon liitetään matkaan liittyvät maksukuitit. Työmatkasta aiheutuneet matkakulut, kuten lento- ja junaliput, sekä majoituskulut voi korvata itselle tai työntekijälle kuittien mukaan.

Kilometrikorvaukset

Yrittäjä voi saada kilometrikorvausta yritystoimintaan liittyvistä työajoista omalla autolla. Korvaus per kilometri vaihtelee vuosittain Verohallinnon päätösten mukaan, joten tarkista kilometrikorvaus aina sen vuoden mukaan, jolloin työmatka on tehty.

Muut vähennyskelpoiset kulut

Ammattiliiton jäsenmaksut

Yrittäjän oman toimialan etujärjestöjen jäsenmaksut ovat verovähennettäviä.

Lahjoitukset hyväntekeväisyyteen

Yrityksen tekemän lahjoituksen vähennyskelpoisuus riippuu lahjoituksen tarkoituksesta, saajasta ja määrästä. Pienet yritystoimintaan liittyvät lahjoitukset voivat tietyin ehdoin olla vähennyskelpoisia esimerkiksi suhdetoiminnan kuluina. Poliittiseen tarkoitukseen tehty lahjoitus ei ole verotuksessa vähennyskelpoinen.

Ammattikirjallisuus ja -lehdet

Yrittäjän omaa kehittymistä ja ammattitaitoa tukeva ammattikirjallisuus on verotuksessa vähennettävää menoa. Myös yrityksen toimipaikkaan tai asiakastiloihin tilatut ammattilehdet voi vähentää verotuksessa.

Luottotappiot

Jos asiakas ei maksa laskua, syntyy luottotappio, joka on verotuksessa vähennyskelpoinen kulu. Perintätoimet ovat ensisijainen keino saada asiakas maksamaan lasku. Jos lasku jää toimista huolimatta maksamatta, luottotappio voidaan merkitä vähennettäväksi menoksi kirjanpitoon, kun menetys on todettu lopulliseksi, esimerkiksi perintäyhtiön luottotappiosuosituksella.

Rahoitus- ja korkomenot

Osamaksuista ja luottokorttikuluista aiheutuneet rahoitus- ja korkomenot ovat verotuksessa vähennyskelpoisia.

Verojen viivästysmaksut, korot ja sakot

Jos yrittäjä myöhästyy verojen maksamisesta, siitä aiheutuu viivästysmaksuja ja veronkorotuksia, jotka eivät ole vähennyskelpoisia. Myöskään muut sakot, kuten pysäköintisakot, eivät ole vähennyskelpoisia verotuksessa.

Miten Adcount auttaa vähennysten kanssa?

Osana kuukausihintaista toiminimen tai osakeyhtiön kirjanpitopalvelua autamme sinua tunnistamaan kaikki yrityksellesi kuuluvat vähennykset. Et jää yksin pohtimaan, onko jokin kulu vähennyskelpoinen: kysy asiaa suoraan omalta nimetyltä kirjanpitäjältäsi, niin saat vastauksen nopeasti.