Vähennyskelpoiset kulut ja verovähennykset

Mitä kaikkia kuluja osakeyhtiö tai toiminimi voi vähentää kirjanpidossa ja verotuksessa? Ota tästä jutusta vinkit yrityksesi avuksi ja hyödynnä kaikki vähennyskelpoiset menot kirjanpidossa.

Mitä kaikkea voi vähentää kirjanpidossa?

Yrityksen verotuksessa voi vähentää lähtökohtaisesti kaikki yritystoiminnan kulut. On kuitenkin ensisijaisen tärkeää, että kirjanpidon ja verotuksen tueksi kaikista menoista on olemassa ulkopuolisen antama kuitti tai tosite. Vähennettävät menot eivät saa perustua pelkkään tilisiirtoon, muistiin tai tuntumaan, vaan niiden täytyy perustua varmennettuun tapahtumaan, josta on todisteena tosite.

Verotuksessa vähennyskelvottomia kuluja ovat oman tai perheen tavanomaiset elantomenot, kuten vaatteet, ruoka tai harrastusmaksut. Vähennyskelvottomia kuluja ei saa myöskään maksaa yrityksen tililtä, tai ne voidaan katsoa yksityisotoksi (tmi) tai palkaksi (oy).

Verovähennyksiä voi tehdä vaikka yrityksellä ei olisi vielä tuloja. Jos yrityksen tilikausi jää tappiolliseksi, nämä tappiot voi vähentää seuraavan 10 vuoden tuloksesta. Kuluista saa silloin ALV-palautuksia rahana tilille.

Vähennyskelpoiset kulut ovat säästöä yritykselle: Mitä enemmän kuluja yritys osaa hyödyntää, sitä enemmän yritys säästää veroissa. Jokainen osakeyhtiön kirjanpitoon lisätty kulu vähentää veroja 20 %:lla kulun arvosta.

Yrityksen vähennykset kirjanpidossa

Yrityksen perustamiskulut

Yrityksen perustamisesta koituu kuluja. Yrityksen rekisteröinti Patentti- ja rekisterihallitukseen (PRH) maksaa, ja tämän käsittelymaksun voi vähentää verotuksessa. Lisäksi jo ennen yrityksen rekisteröimistä tehdyt hankinnat, jotka liittyvät suoraan yrityksen toimintaan, voidaan vähentää. Kirjanpitovelvollisuus alkaa heti, kun yritys perustetaan.

Toimitila- ja työhuonevähennys

Useimmilla yrittäjillä on tila, jossa työnteko tapahtuu. Tila voi olla vuokrattu tai ostettu liiketila. Kyseessä voi olla myös kodissa oleva tila, jota yrittäjä hyödyntää työn tekemiseen. Vuokratun tilan maksut voi vähentää verotuksessa suoraan. Osakeyhtiö voi vuokrata toimitilan osakkeenomistajan kotona, mutta silloin on muistettava ilmoittaa vuokratulot vuokransaajan henkilökohtaisella veroilmoituksella. Jos toiminimiyrittäjä käyttää asuntoaan tai erillistä työtilaa tulon hankkimiseen, hän voi vähentää siitä aiheutuneet kulut joko käyttämällä Verohallinnon vuosittain vahvistamaa kiinteää summaa tai laskea työhuonevähennyksen todellisten kulujen mukaan, riippuen mikä osuus asunnon tai talon pinta-alasta on yrityksen käytössä.

Ulkopuoliset palvelut

Yrityksen ostamat palvelut, jotka liittyvät yritystoimintaan, ovat vähennyskelpoisia. Tällaisiin vähennyksiin kuuluvat esimerkiksi alihankinta sekä kirjanpito-, asianajaja- ja konsultointipalvelut.

Palkka- ja henkilöstömenot

Palkkamenojen vähentämisessä on väliä, onko yritys toiminimi vai osakeyhtiö. Osakeyhtiössä yrittäjän itselleen tai henkilökunnalle maksamat palkat, pakolliset vakuutukset ja sivukulut ovat vähennyskelpoisia. Toiminimiyrittäjä ei maksa itselleen palkkaa, vaan kaikki mitä kulujen jälkeen jää katsotaan yrittäjän palkaksi verotuksessa.

Yrittäjän palkka ja työsuhde-edut

Palkan nostaminen on helppo tapa alentaa yrityksen verotettavaa tulosta. Kohtuullinen palkka on pääsääntöisesti verotuksellisesti ”edullisempaa” kuin osingon nostaminen. YEL-yrittäjän palkasta ei tarvitse maksaa eläke- tai työttömyysvakuutusmaksuja. Yrittäjän palkasta pidätetään vain ennakonpidätys verokortin mukaan ja maksetaan sosiaaliturvamaksu. Yrittäjän pitää ottaa itselleen erillinen YEL-vakuutus, jonka voi vähentää kirjanpidossa.

Yrittäjä voi hyödyntää palkanlaskennassa verovapaat matkakorvaukset, verotettavat luontoisedut kuten mm. autoetu, asuntoetu, lounassetelit, puhelinetu, sekä verovapaat muut työsuhde-edut kuten työsuhdematkalippu, liikuntaetu. Näiden tarkat vuosittain vaihtuvat verotusarvot löytyvät Verohallinnon sivuilta. Luontoisetu tarkoittaa, että edun arvosta maksetaan vain vero.

Henkilökunnan virkistys- ja harrastustoiminta

Jos yrityksellä on henkilökuntaa, voi kohtuullisen virkistys- ja harrastustoiminnan kulut vähentää verotuksessa. Virkistys- ja harrastustoiminnalla tarkoitetaan työnantajan etua silmällä pitäen toteutettavaa, koko henkilöstön viihtyvyyttä ja suorituskykyä tai työpaikan ihmissuhteita ylläpitävää ja parantavaa toimintaa, jolla ei ole mainittavaa henkilökunnan elantokustannuksia säästävää vaikutusta. Tällaisia ovat esimerkiksi virkistyspäivä työntekijöille, liput maratonkilpailuun tai henkilöstön pikkujoulut tarjoiluineen. Yksinyrittäjä ei voi kuitenkaan vähentää omaa virkistystoimintaa.

Kahvit ja virvoitusjuomat sekä muu tarjoilu

Työnantajan työaikana työtekijöilleen järjestämää ilmaista hedelmä-, kahvi- tai virvoitusjuomatarjoilua kahvileipineen voidaan pitää vähennyskelpoisena tavanomaisena virkistystoimintana. Tarjoilu ei kuitenkaan saa olla niin runsasta, että se korvaa aterian.

Merkkipäivälahjat

Työnantaja voi muistaa työntekijöitään työntekijän tai työnantajan merkkipäivänä erilaisilla lahjoilla. Merkkipäivällä tarkoitetaan tavanomaisia työntekijän ja työnantajan merkkipäiviä. Työntekijälle annettu merkkipäivälahja on verovapaata, jos se on kohtuullinen tai vähäinen. Merkkipäivälahjakäytännön tulee olla kollektiivinen, eli koskee koko henkilökuntaa, ja sen tulee olla muuta kuin rahaa tai lahjakortti.

Työterveyshuolto

Laki edellyttää työterveyshuollon järjestämistä työntekijöille. Työterveyshuollon kulut ovat vähennyskelpoisia edellyttäen, että yritys on laatinut työterveyshuollon toimintasuunnitelman ja tehnyt sopimuksen työterveyshuollon palveluntarjoajan kanssa. Myös yrittäjän itselleen järjestämä työterveyshuolto on verotuksessa vähennettävä elinkeinotoiminnan kulu. Työterveyshuoltopalvelu pitää olla järjestetty henkilökunnalle tasa-arvoisesti ja kohtuullisesti.

Silmälasit

Silmälasikustannuksia voidaan pitää terveydenhuoltoon kuuluvina ja vähentää kirjanpidossa vain, jos kyse on lääkärin tai optikon määräämistä työhön liittyvistä erikoislaseista (esimerkiksi näyttöpäätelasit) välttä­mättömine sankakustannuksineen. Näihin kuluihin sisältyvät myös optikon tai silmälääkärin kulut. Tavalliset silmälasit eivät ole vähennyskelpoisia.

Työvaatteet

Työvaatteet voi vähentää verotuksessa, jos niitä ei voi käyttää muuten kuin työtehtävissä. Suojavaatteiden hankkimismenot sekä pesemis- yms. kulut ovat vähennyskelpoisia, jos työ on vaatetusta kuluttavaa tai erityisen likaista. Suojaimet ja suojavarusteet ovat aina vähennyskelpoisia. Vaatteet katsotaan helposti elantokuluiksi. Esimerkiksi puku tai urheiluvaatteet eivät ole vähennyskelpoisia.

YEL-vakuutus ja toiminnan vastuuvakuutus

Yrittäjän pakollinen YEL-vakuutus on verotuksessa täysin vähennettävissä. Toiminnan vastuuvakuutus on toinen yrittäjän tärkeä vakuutus, joka kannattaa muistaa ottaa ja lisätä kirjanpitoon.

Puhelin- ja internetkulut

Yrityksen puhelin- ja internetkulut voi vähentää verotuksessa. Yritys voi vähentää myös työntekijän puhelimen oman käytön, mutta työntekijälle pitää laskea verotettava puhelinetu. Työntekijälle kotiin hankittu internetyhteys työtehtäviä varten on vähennyskelpoinen kulu ja työntekijälle verovapaa etu. Laskujen tulee olla yrityksen nimissä.

Pienhankinnat, koneet ja laitteet

Pienhankintoja ovat erilaiset työvälineet ja koneet kuten tietokoneet ja puhelimet. Jos yhden laitteen tai koneen arvo on enintään 1200 euroa tai käyttöikä alle 3 vuotta, voidaan se vähentää kertavähennyksenä tuloksesta. Jos hinta on suurempi, hankinta kirjataan taseelle ja vähennetään poistoina seuraavien vuosien aikana, kun laite tai kone on käytössä. Kertakuluina vähennettäviä pienhankintoja voi olla maksimissaan 3600 euron edestä vuosittain.

IT-ohjelmat ja ohjelmistot

Yrittäjä joutuu usein ostamaan käyttöönsä omaa yritystoimintaa tukevia ohjelmistoja ja IT-ohjelmia. Tällaisia voivat olla esimerkiksi kuvan- ja tekstinkäsittelyohjelmat, sekä kirjanpito- tai varasto-ohjelmat. Myös erilaiset pilvipalvelut kuuluvat ohjelmistohankintojen piiriin. Nämä ovat verotuksessa vähennettäviä yrityksen menoja. Yrityksen verkkosivuihin liittyvät palvelut, kuten sivujen hostaus ja domain-maksut, ovat verovähennettäviä. Usein ulkomailta ostetuissa ohjelmistoissa on käänteinen ALV, eli ostaja on vastuussa arvonlisäveron ilmoittamisesta.

Edustuskulut

Edustuskulut ovat vain 50% vähennyskelpoisia verotuksessa ja niiden arvonlisäveroa ei saa vähentää. Edustuskuluja on esimerkiksi asiakkaille tarjottu ravintolaillallinen tai liikelahja. Edustuskulut ovat tyypillisesti ilta-aikaan tapahtuvat tapahtumat, alkoholi, ja vieraanvaraisuus. Muista kirjoittaa edustuskuluihin aina osallistujien nimet ja tapahtuman luonne.

Neuvottelukulut

Neuvottelukulut taas ovat 100% vähennyskelpoisia verotuksessa ja arvonlisäverotuksessa. Neuvottelukuluja ovat sisäiset palaverit, jotka ovat kohtuullisia, ja yleensä päivänaikaan tapahtuvia. Neuvottelukuluja ovat esimerkiksi hallituksen kokous, tapaaminen tilintarkastajan kanssa tai tarjoilut yhtiökokouksessa.

Markkinointikulut, mainoslahjat ja sponsorointi

Yrityksen näkyvyys vaatii maksullista toimintaa. Verovähennettäviin menoihin kuuluvat markkinointikulut, jotka muodostuvat yrityksen näkyvyyden lisäämisestä. Tällaisia toimia ovat muun muassa digimarkkinointi (kuten maksulliset sosiaalisen median ja hakukoneiden markkinointikampanjat), samoin kuin perinteisemmät lehti-, tv- ja radiomainokset.

Mainoslahjat ovat yleensä yrityksen logolla varustettuja pieniä tuotteita, joita voi jakaa esimerkiksi messuilla tai muussa tilaisuudessa, jossa yleisö ei ole yhtä tarkasti rajattu kuin edustustilaisuudessa. Tässä tapauksessa ne voi vähentää verotuksessa mainoslahjoina.

Sponsorointi näkyvyyttä vastaan on hyväksyttävää. Paikallisen urheilutoiminnan sponsorointi on siis vähennettävää menoa, jos se lisää yrityksen näkyvyyttä.

Autokulut

Ole aina ensin yhteydessä kirjanpitäjääsi, kun haluat vähentää autokuluja. Yritys voi vähentää autokuluja vain tietyin ehdoin. Autokulujen vähentäminen edellyttää ajopäiväkirjan pitämistä kaikista ajoista. Vähäinenkin auton yksityiskäyttö poistaa arvonlisäveron vähennysoikeuden. On tärkeää huomioida, että asunnon ja työpaikan välinen matka ei ole verotuksessa työmatka.

Toiminimi: Jos auton ajoista yli 50% on elinkeinotoiminnan ajoa, auto kuuluu yrityksen nimiin. Lisää tällöin kirjanpitoon kaikki autoon liittyvät kulut, esimerkiksi polttoaineet ja huollot. Myös auton hankinnan voi kirjata yrityksen taseeseen, ja siitä saa vuosittaiset poistot. Vuoden lopussa kirjanpitäjä oikaisee kuluista yksityiskäytön osuuden. Jos autoa käytetään alle 50 % elinkeinotoiminnan ajoihin, voit vähentää kilometrikorvaukset auton käytöstä työajoihin. Ajopäiväkirjan tiedot toimitetaan vuoden lopussa.

Osakeyhtiö: Auton voi hankkia yrityksen nimiin ja vähentää autokulut, jos siitä lasketaan palkanlaskennan kautta vapaa autoetu sen käyttäjälle. Tällöin ajopäiväkirjaa ei tarvita. Yritys voi hankkia henkilöauton myös 100% yrityksen käyttöön, jolloin ajopäiväkirjalla on pystyttävä osoittamaan verottajalle, ettei yksityisajoja ole ollut. Oman auton käytöstä työmatkalla voi vähentää kilometrikorvaukset, jotka tulee ilmoittaa tulorekisteriin.

Päivärahat ja matkakulut

Yritys voi korvata työntekijöilleen tilapäisestä työmatkasta aiheutuneita kustannuksia ja vähentää nämä verotuksessa. Päiväraha on korvausta tavallista suuremmista ruokailukuluista. Päivärahat ovat verottomia, jos ne perustuvat Verohallinnon vuosittaiseen päätökseen päivärahoista ja kilometrikorvauksista. Työnantaja voi maksaa työmatkan ajalta päivärahaa, jos matkakohde on yli 15 kilometrin päässä työpaikasta ja työmatka kestää yli 6 tuntia.

Matkakulut ovat vähennyskelpoisia. Työmatkasta tulee tehdä matkalasku, johon liitetään matkaan liittyvät maksukuitit. Työmatkasta aiheutuneet matkakulut (esimerkiksi lento- ja junaliput) ja majoituskulut (hotellimaksut) voi korvata itselle/työntekijälle kuittien mukaan.

Kilometrikorvaukset

Yrittäjän työmatka omalla autolla oikeuttaa kilometrikorvauksiin. Korvaus per kilometri vaihtelee vuosittain Verohallinnon päätöksien mukaan. Tarkista kilometrikorvaus aina sen vuoden mukaan, jolloin työmatka on tehty.

Ammattiliiton jäsenmaksut

Yrittäjän oman toimialan etujärjestöjen jäsenmaksut ovat verovähennettäviä.

Lahjoitukset hyväntekeväisyyteen

Arvoltaan vähäiset raha- tai esinelahjoitukset yleishyödylliseen ja samalla paikalliseen tai yrityksen toimialaa lähellä olevaan tarkoitukseen voidaan katsoa suhdetoiminnan luonteisiksi menoiksi, jotka ovat vähennyskelpoisia verotuksessa. Tällaisia lahjoituksia yritys saa vähentää enintään 850 € lahjoituksensaajaa kohti. Lahjoitus poliittiseen tarkoitukseen ei ole kuitenkaan miltään osin vähennyskelpoinen verotuksessa.

Ammattikirjallisuus ja -lehdet

Yrittäjän omaa kehittymistä ja ammattitaitoa tukee ammattikirjallisuus, joka on verotuksessa vähennettävää menoa. Ammattilehdet, jotka tilataan yrityksen toimipaikkaan, voidaan vähentää verotuksessa. Yritys voi tilata lehtiä myös asiakastiloihin.

Luottotappiot

Jos asiakas ei maksa laskua, syntyy luottotappio, joka on verotuksessa vähennyskelpoinen kulu. Perintätoimet ovat ensisijainen keino saada asiakas maksamaan lasku. Jos erilaisista toimista huolimatta lasku jää maksamatta, voidaan luottotappio merkitä vähennettäväksi menoksi kirjanpitoon. Luottotappion voi vähentää, kun menetys on todettu lopulliseksi (esimerkiksi, kun perintäyhtiö antaa luottotappiosuosituksen).

Rahoitus- ja korkomenot

Osamaksuista ja luottokorttikuluista aiheutuneet rahoitus- ja korkomenot ovat verovähennettävää kulua.

Verojen viivästysmaksut, korot ja sakot

Jos yrittäjä myöhästyy verojen maksamisesta, aiheutuu siitä viivästysmaksuja ja veronkorotuksia. Ne eivät ole vähennyskelpoisia. Myös muut sakot, kuten pysäköintisakot, ovat vähennyskelvottomia verotuksessa.

Mietityttääkö joku kulu? Kysy kirjanpitäjältä!

Autamme sinua hyödyntämään kaikki vähennyskelpoiset menot kirjanpidossa osana kirjanpitopalvelua. Jos joku kulu mietityttää, ota rohkeasti yhteyttä, niin neuvomme sinua.