Tilinpäätöksen vahvistaminen osakeyhtiössä

Mitä yrittäjän pitää tehdä, kun kirjanpitäjä lähettää valmiin tilinpäätöksen? Käymme läpi yhden hengen osakeyhtiön näkökulmasta, mitä pakollisia pöytäkirjoja pienen osakeyhtiön tulee laatia tilinpäätöksen jälkeen, jotta osakeyhtiölain vaatimukset täyttyvät.

Kun tilinpäätöksen laatiminen on ulkoistettu tilitoimistolle, tilitoimisto laatii tilinpäätöksen, ilmoittaa sen PRH:lle ja tekee yrityksen veroilmoituksen. Adcountilla nämä toimet kuuluvat kirjanpitopalvelun kiinteään kuukausihintaan ilman erillistä vuosilaskua. Kun tilinpäätös on valmis, vastuu siirtyy hetkeksi yrittäjälle: hänen pitää huolehtia sen hyväksymisestä ja siihen liittyvistä pöytäkirjoista.

Tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen yrittäjän vastuulle jää neljä asiaa, jotka käymme läpi järjestyksessä.

1. Tilinpäätöksen hyväksyminen, allekirjoitus ja hallituksen kokous

Osakeyhtiön hallitus hyväksyy ja allekirjoittaa tilinpäätöksen ensin, ja varsinainen yhtiökokous vahvistaa sen myöhemmin. Tilinpäätöksen allekirjoittavat hallituksen jäsenet sekä toimitusjohtaja, mikäli sellainen on valittu. Nykypäivänä on tavanomaista, että kokoukset pidetään etänä ja tilinpäätös hyväksytään sähköisellä allekirjoituksella. Tilinpäätöksen allekirjoituspäivämäärä on se päivä, jona tilinpäätös on hyväksytty.

Yhden hengen osakeyhtiössä, jossa omistaja on myös hallituksen ainoa jäsen, päätös tilinpäätöksen hyväksymisestä ja osingon jakamisesta syntyy usein epäformaalisti esimerkiksi sähköpostikeskustelussa tai epävirallisessa keskustelussa kirjanpitäjän kanssa. Kirjanpitolaki ei edellytä hallitukselta erillistä tilinpäätöskokousta, vaan tilinpäätös voidaan hyväksyä ilman kokousta.

Osakeyhtiölaki (OYL 6:3 §) kuitenkin edellyttää, että jos hallitus tekee päätöksen kokousta pitämättä, päätös on silti dokumentoitava: kirjattava, allekirjoitettava, numeroitava ja säilytettävä. Tästä syntyy siis hallituksen pöytäkirja siinäkin tapauksessa, ettei varsinaista kokousta pidetä. Lataa tästä osakeyhtiön hallituksen kokouspöytäkirjan pohja.

2. Tilintarkastusrajojen tarkistaminen

Ennen yhtiökokousta kannattaa varmistaa, koskeeko yritystä tilintarkastusvelvollisuus. Pienimmät yritykset on vapautettu tilintarkastuksesta: tilintarkastaja voidaan jättää valitsematta, jos sekä päättyneellä että sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella on täyttynyt enintään yksi seuraavista edellytyksistä:

• taseen loppusumma yli 100 000 euroa
• liikevaihto tai sitä vastaava tuotto yli 200 000 euroa
• palveluksessa keskimäärin yli kolme henkilöä

Nämä rajat voivat muuttua lainsäädännön myötä, joten kirjanpitäjä seuraa rajojen täyttymistä puolestasi ja tarkistaa yrityksen tilanteen vuosittain. Jos raja täyttyy, tilintarkastuksen tilaaminen on yrittäjän vastuulla.

3. Varsinainen yhtiökokous ja pöytäkirja

Yhtiökokous on yrityksen omistajien lakisääteinen vuosikokous, josta on aina laadittava muodollinen pöytäkirja. Varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Yhtiökokouksessa on dokumentoitava seuraavat laissa määritellyt asiat:

• tilinpäätöksen vahvistaminen
• voiton käyttäminen
• vastuuvapaus hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle
• hallituksen jäsenten valinta ja palkitseminen
• muut mahdolliset yhtiöjärjestyksen mukaiset asiat, jos niitä on

Usein pienen yrityksen omistaja ja hallitus ovat sama henkilö, jolloin yrittäjän vastuulle jää laatia vuosittainen pöytäkirja näistä päätöksistä. Lataa tästä varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirjamalli.

4. Tilinpäätöksen arkistointi

Tilinpäätös ja siihen liittyvät kirjanpitoaineistot on säilytettävä lain edellyttämän ajan.

Nämä neljä vaihetta toistuvat joka vuosi tilinpäätöksen valmistuttua. Kun kirjanpito ja tilinpäätös on ulkoistettu omalle kirjanpitäjälle, saat yleensä samalla muistutuksen ja valmiit pöytäkirjapohjat, jotta mikään näistä velvoitteista ei jää huomaamatta.

Kirjoittaja: Anastasia Safarov, KTM, KLT

Anastasia on Adcount Oy:n vastuukirjanpitäjä ja kauppatieteiden maisteri lähes 20 vuoden taloushallintokokemuksella. Adcount on Taloushallintoliiton auktorisoima tilitoimisto Helsingissä, erikoistunut pienten yritysten ja toiminimien kirjanpitoon.