Osakeyhtiön tilinpäätöksen vahvistaminen

Mitä yrittäjän pitää tehdä, kun kirjanpitäjä lähettää valmiin tilinpäätöksen? Kerromme yhden hengen mikroyrityksen näkökulmasta, mitä pakollisia pöytäkirjoja pienen osakeyhtiön tulee laatia tilinpäätöksen jälkeen, jotta osakeyhtiölain vaatimukset täyttyvät.

Kun tilinpäätöksen laatiminen on ulkoistettu tilitoimistolle, tilitoimisto laatii tilinpäätöksen, rekisteröi sen PRH:lle ja lähettää veroilmoituksen yrityksen puolesta. Pienelle yritykselle nämä vaiheet tehdään yleensä samalla kerralla.

Tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen yrittäjän vastuulle jää:

1. Tilinpäätöksen hyväksyminen, allekirjoitus ja hallituksen kokous

Osakeyhtiön hallitus hyväksyy ja allekirjoittaa tilinpäätöksen. Tilinpäätöksen allekirjoittavat hallituksen jäsenet sekä toimitusjohtaja mikäli sellainen on valittu. Nykypäivänä on tavanomaista, että kokoukset pidetään etänä ja tilinpäätös allekirjoitetaan sähköisesti. Tilinpäätöksen allekirjoituspäivämäärä on päivä, jona tilinpäätös on hyväksytty.

Pienissä yrityksissä, etenkin yhden hengen yrityksissä, päätös tilinpäätöksen hyväksymisestä ja osingon jakamisesta syntyy epäformaalisti esimerkiksi sähköpostikeskustelussa tai epävirallisessa keskustelussa kirjanpitäjän kanssa. Kirjanpitolaki ei edellytä hallitukselta tilinpäätöskokousta, vaan tilinpäätös voidaan hyväksyä ilman kokousta.

Osakeyhtiölaki (OYL 6.3§) kuitenkin sanoo, että jos hallitus tekee päätöksen kokousta pitämättä, se on silti dokumentoitava eli kirjattava, allekirjoitettava, numeroitava ja säilytettävä eli siitä on tehtävä hallituksen pöytäkirja. Lataa tästä osakeyhtiön hallituksen kokouspöytäkirjan pohja.

2. Tilintarkastusrajojen tarkistaminen

Pienimmät yritykset ovat vapautettuja tilintarkastuksesta. Tilintarkastaja voidaan jättää valitsematta, jos päättyneellä ja sitä edelliseltä tilikaudelta ei täyty yksikään tai täyttyy vain yksi seuraavista kolmesta ehdosta:

• taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa
• liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa tai
• palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.

Kirjanpitäjä tarkistaa yrityksen tilintarkastusrajat vuosittain ja jos raja täyttyy, yrittäjän vastuulla on tilata tilintarkastus.

3. Varsinainen yhtiökokous ja pöytäkirja

Yhtiökokous on yrityksen omistajien lakisääteinen vuosikokous eli siitä tulisi laatia muodollinen pöytäkirja. Varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Yhtiökokouksessa on dokumentoitava seuraavat laissa määrittelyt asiat:

• tilinpäätöksen vahvistaminen
• voiton käyttäminen
• vastuuvapaus hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle
• hallitusten jäsenten valinta ja palkitseminen
• muut mahdolliset yhtiöjärjestyksen mukaiset asiat (jos on)

Usein pienen yrityksen omistajat ja hallitus ovat samat henkilöt, jolloin yrittäjän vastuulle jää laatia vuosittaiset pöytäkirjat näistä päätöksistä. Lataa tästä varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirjamalli.

4. Tilinpäätöksen arkistointi

Yrittäjän vastuulla on arkistoida ja säilyttää tilinpäätöstä ja siihen liittyvää aineistoa vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.