Harkitsetko tilitoimiston vaihtamista? Näin teet sen sujuvasti

Ymmärrämme, että tilitoimiston vaihtaminen voi olla haastavaa ja se voi aiheuttaa monenlaisia tunteita. Joskus voi olla vaikea tarttua toimeen, koska tilitoimiston vaihto tuntuu työläälle prosessille. Sen ei kuitenkaan tarvitse olla sitä.

Tässä jutussa on tarkoitus avata sitä, mikä on yrittäjän ja tilitoimiston hyvän yhteistyön edellytys, milloin ja miten tilitoimistoa vaihdetaan sekä mitä kannattaa ottaa huomioon, kun valitsee itselleen uutta tilitoimistoa. Käymme myös läpi mitä vaaditaan, kun tilitoimistoa vaihdetaan, jotta muutos olisi sujuvaa ja vaivatonta. Lopussa kerromme, mitä me Adcountissa tarjoamme tilitoimistoa vaihtavalle yrittäjälle ja yritykselle.

Tilitoimisto auttaa yrittäjää liiketoiminnassa ja kasvussa

Useimmiten yrittäjän ja yrityksen kirjanpidon turvana ja tukena on tilitoimisto. Kirjanpito ja tilitoimisto ovat yrittäjän kannalta liiketoiminnan tärkeimpiä tekijöitä, koska hyvin hoidettu kirjanpito pitää yrittäjän ja yrityksen pyörät pyörimässä tuottoisasti ja sujuvasti, ja se vastaa lakisääteisistä yrittäjän taloushallinnon asioista, kuten Verohallinnolle tehtävistä ilmoituksista. Yhteistyön kannalta on tärkeää, että tilitoimisto tarjoaa yrittäjälle parhaat mahdolliset keinot ja tavat hoitaa kirjanpito huolettomasti ja vaivattomasti, yrityksen tarpeet huomioiden. Joskus yrittäjän tielle tulee kuitenkin tilanne, jolloin jokin tilanne tai asia alkaa ärsyttämään ja tilitoimiston vaihtaminen käy mielessä.

Syitä tilitoimiston vaihtamiseen on monenlaisia ja ne voivat olla hyvin henkilökohtaisia. Ne voivat johtua yrityksen omista tarpeista tai tilitoimistossa tapahtuvista muutoksista. Kirjanpidollisia tekijöitä kannattaa aina välillä pysähtyä pohtimaan, vaikka suoranaista tyytymättömyyttä nykyistä järjestelmää kohtaan ei olisikaan. Omaa liiketoimintaa voi auttaa jokin uusi järjestelmä, mitä ei olisi tullut ajatelleeksi aikaisemmin.

Tilitoimiston valinnassa on hyvä ottaa huomioon oman yrityksen ja yrittäjyyden tarpeet ja toiveet. Yritykselle sopivan tilitoimiston tulisikin täyttää ne. Jos tarpeet ja toiminta eivät kohtaa, on aika miettiä, olisiko yrittäjän ja yrityksen kannalta parempi vaihtaa tilitoimistoa.

Kirjanpitäjän tekemät virheet, huono tavoitettavuus, oma-aloittesuuden puute ja henkilöstömuutokset tilitoimistossa ovat yleisimpiä syitä tilitoimiston vaihtamiseen.

Milloin ja miten on hyvä vaihtaa kirjanpidosta huolehtivaa tilitoimistoa?

Tilitoimistoa vaihtaessa ensimmäisenä mielessä on yleensä tyytymättömyys nykyiseen kirjanpitäjään. Kiirehtimiseen ei kannata kuitenkaan sortua, vaan käyttää aikaa itselleen oikeanlaisen tilitoimiston löytämiseen ja päättää sitten milloin ja miten tilitoimisto vaihtuu.

Se, koska tilitoimiston voi vaihtaa, riippuu täysin yrittäjästä tai yrityksestä itsestään. Yleisesti vallalla oleva ajatus on, ettei tilitoimistoa voi vaihtaa muulloin kuin tilivuoden tai -kauden vaihtuessa, mutta totuus on, että vaihdon voi tehdä koska vain, kun se itselle parhaiten sopii. Tärkeää on kuitenkin tehdä muutos rauhassa, vaiheittain ja harkiten, jotta uusi tilitoimisto saa tarvittavat tiedot käyttöönsä, eikä kirjanpitoon tule aukkoja. Ajoittaminen on tärkeää myös siksi, että vanhan tilitoimiston kanssa voi olla käytössä myös irtisanomisaika. Ajoittamisessa kannattaa punnita myös yrittäjän omat voimavarat, varsinkin jos kirjanpitojärjestelmä uusiutuu kokonaan tai osittain.

Uuden tilitoimiston valinta on prosessi, joka kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen vanhan tilitoimiston palveluiden irtisanomista. On hyvä perehtyä eri tilitoimistoihin ja niiden tarjoamiin vaihtoehtoihin, koska palveluiden kirjo voi olla hyvinkin vaihtelevaa. Uutta tilitoimistoa etsiessä on hyvä muistaa omat ja yrityksen tarpeet sekä se, miten eri tilitoimistot voivat ne tarpeet täyttää. Tämä perusteellinen työvaihe helpottaa jatkossa oman yrityksen toimintaa, eikä siinä kannata oikoa mutkia suoraksi. Yhteistyö yrittäjän tai yrityksen sekä tilitoimiston välillä pitäisi olla saumatonta.

Yleensä tilitoimiston vaihtuessa vanha ja uusi tilitoimisto työstävät yrittäjän tai yrityksen kirjanpitoa samaan aikaan. Tämän takia on hyvä muistaa, että vanhan tilitoimiston kanssa voi olla myös tietty irtisanomisaika, ja sekin on otettava huomioon ajoittaessa tilitoimiston vaihtoa ja kirjanpidon jatkuvuuden sujuvuutta. Kirjanpidon siirto ja käytännön sopimukset pitää aina huomioida. Ei kannata siis kiirehtiä vaihdon kanssa, vaan perehtyä vaihtoehtoihin ja yrittää järjestää aikataulut itselle sopiviksi, samoin kuin ymmärtää, että vaihto vaatii hieman järjestelyjä.

Pääasia on, että yrittäjän omat tarpeet ovat tärkein ajankohdan valitsemiseen vaikuttava tekijä, vaikka ympäröivät tekijät on hyvä ottaa huomioon. Hyvä ja omalle yritykselle sopiva tilitoimisto osaa kyllä auttaa tilitoimiston vaihdossa niin, ettei se aiheuta tuskastumista tai jälkikäteen vastaan tulevia ongelmia.

Mitä ottaa huomioon tilitoimistoa vaihtaessa?

Tilitoimistoa vaihtaessa on hyvä kysyä itseltään useampi kysymys, jotka toivottavasti johdattavat oikeanlaisen ratkaisun, eli uuden tilitoimiston ääreen.

Kysy itseltäsi vaikka

• Mikä vanhassa tilitoimistossa ja kirjanpitäjässä oli hyvää?
• Mikä vanhassa tilitoimistossa ja kirjanpitäjässä oli huonoa ja mihin haluat muutosta?
• Mikä tekisi uudesta tilitoimistosta omalle yritykselle parhaan mahdollisen?
• Haluatko kiinteän vai muuttuvan kuukausimaksun?
• Mitä hinnoittelu pitää sisällään ja mistä kaikesta se koostuu?
• Millaiseen sopimukseen olet jatkossa valmis sitoutumaan?

Mieti myös tarvitsetko

• Laskutusohjelmaa tai sähköistä kirjanpito-ohjelmaa
• Kirjanpitäjän, joka ymmärtää juuri sinun alaasi tai jotain erityistä kirjanpidollista tekijää
• Aloittavan yrittäjän neuvontaa
• Hyvät kulkuyhteydet tilitoimistoon? Haluatko käydä mahdollisesti paikalla hoitamassa asiat vai riittääkö sinulle yhteydenpito puhelimitse tai sähköpostitse?

Mitä tarvitset tilitoimiston vaihtamiseen?

Kun olet päättänyt vaihtaa tilitoimistoa ja valinnut itsellesi uuden hyvän tilitoimiston, on aika tehdä muutama käytännön toimenpide ja tarvitset niitä varten näitä:

• Tiedot vanhasta kirjanpidosta uuden tilitoimiston käyttöön
• Tilinpäätösotteen ja väliajon ajalta, jolloin tilitoimiston vaihto tehdään
• Tase-erittelyt, jotka auttavat uutta tilitoimistoa kirjaamaan muun muassa myyntisaamiset ja ostovelat
• Valtuutuksen Suomi.fi-palveluun, jotta uusi tilitoimisto pääsee tekemään yrityksen veroilmoitukset
• Muut tiedot, jotka uusi tilitoimisto pyytää

Uusi tilitoimisto auttaa varmasti hahmottamaan kaikki tarvittavat dokumentit, jotka tarvitaan ehkä juuri sinun toimialalla, mutta on hyvä osata varautua niihin jo etukäteen. Mikäli kirjanpitojärjestelmä (kuten Holvi tai Procountor) pysyy jatkossakin käytössä, tarvitsee uusi tilitoimisto pääsyn sinne.

Mitä Adcount tarjoaa tilitoimistoa vaihtavalle yritykselle?

Tarjoamme Adcountissa sujuvaa kirjanpitoa pienyrityksille ja olemmekin erikoistuneet juuri pienten tai kasvavien yritysten taloushallintoon. Tavoitteenamme on tarjota henkilökohtaista kirjanpitoa ja helpottaa yrittäjän elämää säästämällä aikaa ja vaivaa. Asiantunteva kirjanpitäjäsi on helposti tavoitettavissa ja neuvonta sisältyy aina kirjanpidon kuukausihintaan. Me pidämme kirjanpidon lisäksi huolta myös yrittäjästä. Ajattelemme, että vuorovaikutuksellinen suhde yrittäjän ja kirjanpitäjän välillä pelastaa yrityksen monelta virheeltä. Saat meiltä lupauksen, että vastaamme kyselyysi yhden päivän kuluessa, etkä joudu odottamaan päiviä.

Kun siirrät kirjanpitosi Adcountiin, on siirto maksutonta ja se onnistuu kesken tilikauden. Kirjanpidon apuna on käytettävissä sähköiset kirjanpito-ohjelmat, kuten Holvi, joka kuuluu kirjanpitopalveluihin. Me emme halua sitoa asiakkaitamme turhilla irtisanomisajoilla. Luottamus ja ajantasaisuus ovat meille ensisijaisia arvoja ja uskomme, että ne sitovat asiakkaamme meihin paremmin kuin irtisanomisajat.

Kun siirrät kirjanpitosi meille, pidämme aluksi yhteispalaverin sinun ja kirjanpitäjän kesken. Tapaamisessa sovimme yhteisistä asioista ja käytännöistä. Sen jälkeen huolehdimme kirjanpidostasi sovitusti ja sinä voit keskittyä kasvattamaan yritystäsi.

Lisää Adcountin palveluista voit lukea täältä. Yhteyttä meihin voit ottaa tätä kautta.