Tilitoimiston vaihtaminen

Tilitoimiston vaihtaminen onnistuu myös kesken tilikauden, eikä se vaadi yrittäjältä suurta työmäärää. Tässä oppaassa kerromme, milloin vaihtoa kannattaa harkita, mitä riskejä siihen liittyy ja miten koko prosessi etenee vaihe vaiheelta.

5 merkkiä, että on aika vaihtaa tilitoimisto

Moni yrittäjä pohtii tilitoimiston vaihtamista pitkään ennen päätöstä. Seuraavat merkit kertovat yleensä siitä, ettei nykyinen palvelu enää vastaa yrityksesi tarpeita.

1. Et saa vastauksia riittävän nopeasti

Jos kysymyksiin vastaaminen kestää päiviä tai yhteyshenkilöä on vaikea tavoittaa, arjen pyörittäminen hankaloituu turhaan.

2. Et tiedä, mitä kuukausihintaan kuuluu

Yllättävät lisälaskut ja epäselvä hinnoittelu ovat yleisimpiä syitä tilitoimiston vaihtamiseen. Hyvässä sopimuksessa tiedät etukäteen, mikä sisältyy kuukausihintaan ja mistä veloitetaan erikseen.

3. Kirjanpitäjä vaihtuu usein tai omaa yhteyshenkilöä ei ole

Jos joudut selittämään yrityksesi tilanteen uudelle henkilölle joka kerta, kun otat yhteyttä, palvelu ei ole henkilökohtaista eikä tehokasta.

4. Et saa tarvitsemaasi neuvontaa

Kirjanpitäjän kuuluisi osata vastata myös verotusta ja yritystoimintaa koskeviin kysymyksiin, ei vain kirjata tositteita.

5. Yrityksesi on muuttunut

Kasvu, uusi liiketoiminta-alue tai tarve erilaiselle ohjelmistolle voi tarkoittaa, ettei nykyinen tilitoimisto enää sovi yrityksellesi yhtä hyvin kuin ennen.

Jos nykyinen tilitoimisto toimii hyvin ja palvelu vastaa tarpeitasi, vaihtamiseen ei tietenkään ole tarvetta. Uutta tilitoimistoa kannattaa etsiä silloin, kun haluat palvelulta jotain muuta tai nykyinen yhteistyö ei enää toimi.

Milloin on paras aika vaihtaa tilitoimistoa?

Tilitoimiston vaihtamista ei tarvitse odottaa tilikauden loppuun, vaan vaihto voidaan tehdä myös kesken tilikauden. Tilikauden vaihde voi hieman helpottaa siirtoa, koska tilinpäätös ja aiempi kirjanpito ovat silloin valmiita kokonaisuuksia, mutta se ei ole edellytys onnistuneelle vaihdolle.

Tärkeintä on tarkistaa nykyisen sopimuksen irtisanomisaika ja muut ehdot ajoissa, jotta siirtymä voidaan aikatauluttaa hyvissä ajoin ilman kiirettä.

Näin tilitoimiston vaihtaminen etenee

Tilitoimiston vaihto on käytännössä usean vaiheen prosessi, mutta yrittäjän ei tarvitse hoitaa kaikkea itse. Kun uusi tilitoimisto on valittu, se voi auttaa aineiston ja käytännön asioiden siirtämisessä.

1. Tarkista nykyinen sopimus

Katso nykyisestä toimeksiantosopimuksesta irtisanomisaika, irtisanomistapa ja muut ehdot. Älä oleta irtisanomisajan pituutta, vaan tarkista se omasta sopimuksestasi.

2. Etsi uusi tilitoimisto

Vertaa palvelun sisältöä, hintaa, yhteydenpitoa ja sitä, kuka kirjanpitoasi käytännössä hoitaa. Tarkista myös, mitä hintaan sisältyy ja mistä voidaan veloittaa erikseen.

Jos etsit selkeää kirjanpidon hintaa, Adcountin kuukausihinta perustuu yritysmuotoon ja tositteiden määrään.

3. Sovi uuden tilitoimiston kanssa aloituksesta

Kun olet valinnut uuden tilitoimiston, sopikaa palvelun aloituspäivästä ja siitä, miten siirtymä hoidetaan. Uusi tilitoimisto tarvitsee riittävät tiedot nykyisestä kirjanpidosta, jotta työ voi jatkua ilman katkosta.

4. Anna tarvittavat valtuudet

Uusi tilitoimisto tarvitsee valtuudet, jotta se voi hoitaa yrityksesi veroasioita ja muita sovittuja tehtäviä. Suomi.fi-valtuuksissa yritys voi antaa tilitoimistolle asiointivaltuuden esimerkiksi veroasioiden hoitamista varten.

5. Siirrä kirjanpitoaineisto

Uusi tilitoimisto tarvitsee aiemman kirjanpidon tiedot ja muut siirtymiseen tarvittavat aineistot. Tarkka sisältö riippuu yrityksestä, käytössä olevasta ohjelmistosta ja siitä, missä vaiheessa tilikautta vaihto tehdään.

6. Aloita kirjanpito uuden tilitoimiston kanssa

Kun tarvittavat tiedot, valtuudet ja vastuut ovat kunnossa, uusi tilitoimisto jatkaa kirjanpitoa sovitusta ajankohdasta. Sopikaa selkeästi, kumpi toimisto vastaa mistäkin siirtymävaiheen tehtävästä.

Mitä aineistoa tilitoimiston vaihtamiseen tarvitaan?

Uusi tilitoimisto tarvitsee riittävät tiedot aiemmasta kirjanpidosta. Tarkka lista riippuu yrityksestä ja käytössä olevasta taloushallinnon ohjelmistosta, mutta vaihdossa voidaan tarvita esimerkiksi:

• viimeisin tilinpäätös
• ajantasainen pääkirja ja päiväkirja
• tase-erittelyt
• kuluvan tilikauden kirjanpitoaineisto ja raportit
• tiedot tehdyistä ALV-ilmoituksista ja muista viranomaisilmoituksista
• käytössä olevan taloushallinto- tai laskutusohjelmiston tiedot ja tarvittavat käyttöoikeudet
• muut yrityksesi kirjanpitoon liittyvät tiedot, joita uusi tilitoimisto tarvitsee

Kirjanpitoaineistoa on säilytettävä lain edellyttämällä tavalla. Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös, kirjanpidot, tililuettelo ja tietyt muut aineistot on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteita ja muuta kirjanpitoaineistoa koskee pääsääntöisesti vähintään kuuden vuoden säilytysaika. Lue lisää kirjanpitolaista.

Tilitoimiston vaihtaminen vai kirjanpito-ohjelman vaihtaminen?

Tilitoimiston vaihtaminen tarkoittaa sitä, että kirjanpitoasi hoitava yritys vaihtuu. Kirjanpito-ohjelman vaihtaminen taas tarkoittaa sitä, että käytössä oleva taloushallinnon järjestelmä, esimerkiksi Procountor tai Holvi, vaihtuu toiseen.

Nämä kaksi voivat tapahtua yhtä aikaa, mutta eivät ole toisistaan riippuvaisia. Voit vaihtaa tilitoimiston ja jatkaa samalla ohjelmistolla, tai vaihtaa ohjelmiston ja pysyä samassa tilitoimistossa. Kun vaihdat tilitoimiston, uusi tilitoimisto kertoo, tukeeko se nykyistä ohjelmistoasi vai kannattaako samalla siirtyä toiseen järjestelmään. Adcount tekee kirjanpitoa sekä Holvilla että Procountorilla, joten ohjelmiston ei tarvitse vaihtua, jos nykyinen ratkaisu toimii sinulle.

Mietitkö sen sijaan ohjelmiston vaihtoa, esimerkiksi Procountorista sähköisempään ratkaisuun? Tarkista silloin ohjelmistosopimuksen irtisanomisaika samalla tavalla kuin tilitoimistosopimuksenkin. Varmista myös, että tase-erittelyt ja muu aineisto saadaan siirrettyä uuteen järjestelmään.

Mitä riskejä tilitoimiston vaihtamiseen liittyy?

Yleisin pelko tilitoimiston vaihdossa on, että kirjanpitoon tulee katkos tai virheitä siirtymän aikana. Riski on todellinen, jos siirtymää ei suunnitella etukäteen, mutta sitä voi pienentää merkittävästi muutamalla toimenpiteellä:

• Sovi aloituspäivä selkeästi. Kun uusi tilitoimisto tietää tarkalleen, mistä päivästä se vastaa kirjanpidosta, ei jää epäselväksi, kumpi toimisto hoitaa minkäkin kuukauden.
• Varmista, ettei kirjanpitoon jää aukkoja. Pyydä molemmilta osapuolilta kirjallinen vahvistus siitä, mihin asti vanha tilitoimisto vastaa ja mistä uusi jatkaa.
• Kerää aineisto ajoissa. Suurin osa vaihdon ongelmista johtuu siitä, että tarvittava aineisto pyydetään vanhalta tilitoimistolta liian myöhään.
• Tarkista viranomaisvaltuudet. Varmista, että uudella tilitoimistolla on tarvittavat valtuudet esimerkiksi Suomi.fi-valtuuksissa ennen kuin vanhat valtuudet päättyvät.

Kun nämä asiat sovitaan etukäteen kirjallisesti, kirjanpito jatkuu ilman katkoksia eikä vaihdon jälkeen jää mitään auki.

Yleisimmät virheet tilitoimiston vaihdossa

• Irtisanomisaikaa ei tarkisteta ajoissa. Jos irtisanomisaika unohtuu, vaihto voi venyä tai vanha sopimus jatkuu tahattomasti.
• Aineiston kerääminen aloitetaan liian myöhään. Tilinpäätöksen, pääkirjan ja tase-erittelyjen kokoaminen vie aikaa, joten se kannattaa aloittaa heti, kun vaihdosta on päätetty.
• Vastuunjakoa siirtymäkuukaudelta ei sovita. Ilman selkeää sopimusta voi käydä niin, ettei kumpikaan toimisto koe vastaavansa jostain yksittäisestä kuukaudesta.
• Tilitoimisto valitaan vain halvimman kuukausihinnan perusteella. Halvin hinta ei aina sisällä samoja palveluita kuin kalliimpi vaihtoehto, jolloin todellinen kokonaishinta voi nousta yllättäen lisälaskujen myötä.

Kuinka paljon tilitoimiston vaihtaminen maksaa?

Tilitoimiston vaihtamisen kustannus riippuu nykyisestä sopimuksesta, tarvittavan siirtotyön määrästä ja uuden tilitoimiston hinnoittelusta. Tarkista erityisesti nykyisen tilitoimiston irtisanomisaika ja se, veloitetaanko siirtymävaiheen työstä erikseen.

Uutta tilitoimistoa vertaillessa kannattaa pyytää tarjous samalla palvelusisällöllä. Kerro ainakin yritysmuoto, arvio kuukausittaisesta tositemäärästä, palkanlaskennan tarve ja käytössä oleva ohjelmisto.

Adcountin kirjanpidon hinnastossa kuukausihinta määräytyy yritysmuodon ja tositteiden määrän perusteella. Tutustu myös toiminimen kirjanpitoon tai osakeyhtiön kirjanpitoon.

Miten valita uusi tilitoimisto?

Hyvä tilitoimisto vastaa yrityksesi todellisiin tarpeisiin. Ennen päätöstä kannattaa selvittää ainakin seuraavat asiat:

• Kuka yrityksesi kirjanpidon hoitaa ja kuka toimii varahenkilönä?
• Miten nopeasti saat vastauksen, kun tarvitset apua?
• Mitä kuukausihintaan sisältyy?
• Mistä palveluista tai lisätöistä veloitetaan erikseen?
• Onko kuukausihinta kiinteä vai perustuuko laskutus toteutuneeseen työmäärään?
• Mitä ohjelmistoja voit käyttää ja tuleeko niistä erillisiä kustannuksia?
• Onko tilitoimisto auktorisoitu?
• Miten tilitoimiston vaihtaminen käytännössä hoidetaan?

Jos yrityksesi on pieni, myös henkilökohtaisen palvelun merkitys kannattaa huomioida. Isossa, kasvottomassa tilitoimistossa yhteyshenkilö saattaa vaihtua usein. Pienemmässä toimistossa sinulle voi sen sijaan olla tärkeää tietää tarkalleen, kuka kirjanpitoasi hoitaa ja keneltä voit kysyä neuvoa suoraan.

Tilitoimiston vaihtaminen Adcountiin

Adcount on vuonna 2005 perustettu Taloushallintoliiton auktorisoima tilitoimisto Helsingissä. Olemme erikoistuneet pienten yritysten, toiminimien ja pienten osakeyhtiöiden kirjanpitoon.

Kun vaihdat kirjanpitosi Adcountiin, saat oman nimetyn kirjanpitäjän ja kiinteän kuukausihinnan. Kirjanpidon neuvonta kuuluu palveluun, eikä erillisiä ohjelmistokuluja tule. Palvelussa ei ole irtisanomisaikaa.

Tilitoimiston vaihto onnistuu myös kesken vuoden. Voimme auttaa vaihtoon liittyvissä käytännön asioissa ja tarvittavan aineiston siirtämisessä. Tutustu Adcountin kirjanpitopalveluihin tai pyydä tarjous kirjanpidosta.

Tilitoimiston vaihtaminen usein kysyttyä

Voiko tilitoimistoa vaihtaa kesken tilikauden?

Kyllä voi. Vaihtoa ei tarvitse ajoittaa tilikauden loppuun. Tarkista kuitenkin nykyisen sopimuksesi irtisanomisaika ja sopikaa uuden tilitoimiston kanssa selkeästi, mistä ajankohdasta uusi toimisto aloittaa.

Tarvitseeko tilitoimiston vaihtamisesta ilmoittaa vanhalle tilitoimistolle?

Kyllä. Nykyinen sopimus pitää päättää sopimuksessa sovitulla tavalla. Uusi tilitoimisto voi auttaa käytännön siirrossa ja tarvittavien tietojen pyytämisessä.

Siirtyvätkö kaikki kirjanpitotiedot uudelle tilitoimistolle?

Uusi tilitoimisto tarvitsee riittävät tiedot aiemmasta kirjanpidosta voidakseen jatkaa työtä. Siirrettävä aineisto riippuu yrityksestä, käytössä olevasta ohjelmistosta ja vaihdon ajankohdasta.

Onko tilitoimiston vaihtaminen vaikeaa?

Vaihtaminen vaatii jonkin verran järjestelyä, mutta yrittäjän ei tarvitse hoitaa kaikkea itse. Kun uusi tilitoimisto ottaa siirron koordinoinnin vastuulleen, sinun tehtäväksesi jää yleensä tarvittavien tietojen ja valtuuksien järjestäminen.

Voiko tilitoimiston vaihtaa, vaikka kirjanpito-ohjelmisto pysyy samana?

Kyllä. Jos yrityksesi käyttää esimerkiksi Holvia tai muuta taloushallinnon ohjelmistoa, uuden tilitoimiston kanssa voidaan sopia ohjelmiston käytöstä ja tarvittavista käyttöoikeuksista.

Kannattaako tilitoimisto vaihtaa vain hinnan vuoksi?

Hintaa kannattaa verrata aina yhdessä palvelun sisällön kanssa. Tarkista, mitä kuukausihintaan sisältyy, mitä veloitetaan erikseen ja saatko tarvitsemasi neuvonnan. Halvin kuukausihinta ei välttämättä tarkoita edullisinta kokonaisuutta.