Aloittavan yrittäjän kysymykset kirjanpitäjälle

Aloittavalla yrittäjällä on paljon kysymyksiä joista yksi on kirjanpito ja sen järjestäminen. Vastaamme yleisimpiin aloittavan yrittäjän kysymyksiin, jotka liittyvät kirjanpitoon sekä kirjanpitäjän valitsemiseen. Tilitoimisto Adcountin toimitusjohtaja Anastasia Safarov vastaa kysymyksiin ja kertoo tärkeimmät seikat, jotka yrittäjän kannattaa ottaa huomioon kirjanpitoa järjestäessä.

Milloin yrittäjän pitää hankkia kirjanpitäjä? Voiko kirjanpidon tehdä itse?

Yrityksen kirjanpitovelvollisuus alkaa heti siitä päivästä, kun yritys on perustettu. Toisin sanoen kirjanpito alkaa yrityksen rekisteröintipäivästä tai aikaisemmin, jos toimintaa on ollut jo ennen sitä. Kirjanpitäjä on tärkeä kumppani heti yrityksen ensimmäisistä hetkistä alkaen, koska häneltä saat parhaat neuvot kirjanpidon järjestämiseen ja hyödyllisimmät vähennysvinkit. Samalla myös virheiden tekeminen vähenee ja aikaa säästyy.

Yrittäjästä voi tuntua hyvältä idealta tehdä kirjanpito itse, mutta se voi myös koitua virheeksi myöhemmin. Usein käy niin, ettei yrittäjä osaa tai ehdi vuoden lopussa täyttää veroilmoitusta, ja kääntyy silloin kirjanpitäjän puoleen. Tilitoimisto ei voi tehdä tilinpäätöstä itse tehdyn kirjanpidon perusteella, vaan joutuu tekemään kirjanpidon kokonaan alusta. Se tekee itse tehdyn kirjanpidon turhaksi. Tilitoimiston ottaminen kumppaniksi yritysmatkalle heti alusta alkaen on siis kannattava teko.

Ajallisesti kirjanpidon tekemisen määräajan määrittää yrityksen alv-ilmoitusjakso, joka voi olla kuukausi, kvartaali tai vuosi. Jos yrityksen alv-ilmoitusjakso on esimerkiksi vuosi, kirjanpidon järjestämisellä ei ole niin kiire, vaan riittää, että sen hoitaa kerran vuodessa.

Mitä hyödyn kirjanpitäjästä ja missä kaikessa hän voi olla avuksi?

Tilitoimiston ja kirjanpitäjän ottaminen mukaan heti alusta alkaen säästää aikaa ja vaivaa. Turhat murheet taloudenhoidon ympärillä hälvenevät. Kirjanpidon pahimmat ongelmat voi välttää, kun kirjanpitäjä on tukena ja ohjeistamassa yrittäjän velvollisuuksissa.

Kirjanpitäjä auttaa ja neuvoo yrittäjää muun muassa verotuksessa ja vähennyksissä, samoin kuin yrittäjän velvollisuuksissa, kuten vakuutuksissa. Kirjanpitäjä osaa vinkata myös sellaisista yrittäjän vähennyksistä, joista ei välttämättä moni yrittäjä edes tiedä.

Kirjanpitäjä pitää taloudenhallinnan aikataulutuksen hallinnassa ja valvoo, että se tehdään oikein. Hyvä kirjanpitäjä huolehtii ja muistuttaa yrittäjää lähestyvistä eräpäivistä ja maksuista.

Tilitoimiston kautta yrittäjä saa parhaat mahdolliset resurssit ja tukipalvelut, kuten palkanlaskennan, veroneuvonnan ja yhtiöoikeuden palvelut, kuten yrityksen muutoksen kaupparekisteriin tai yhtiön pöytäkirjat.

Mitä kaikkea voin ulkoistaa kirjanpitäjälle?

Kirjanpitäjälle voi jättää tehtäväksi kirjanpidon lisäksi mm.

• kaikki taloushallinnon tehtävät kuten palkat, tilinpäätöksen, veroilmoituksen ja yhtiöoikeuden asiat.
• ennakkoverojen säännölliset tarkistukset, jotta yrityksen ennakkoverot ovat riittävällä tasolla ja niitä on maksettu. Hän voi antaa tarvittaessa suosituksensa niiden korottamisesta, mikäli tilanne näyttää siltä, että maksuja on suoritettu liian vähän.
• OmaVeron seuraamisen. Kirjanpitäjä seuraa yrittäjän verojen tilannetta ja tekee huomautuksia asiasta yrittäjälle.
• ALV-alarajahuojennuksen laskemisen, mikä pienen yrittäjän kannattaa ehdottomasti hyödyntää.
• Verohallinnon selvityspyyntöihin vastaamisen.
• yritysmuodon muutokset. Kirjanpitäjä auttaa muuttamaan yritysmuodon toiminimestä osakeyhtiöksi, kun aika on oikea.
• erilaisten rahoitushakemusten avustustyön (esim. Business Finland).
• erilaisten raporttien ja todistusten luomisen (esimerkiksi johdon raportit ja kirjanpitäjän todistukset).

Mitä yrittäjän tulee ottaa huomioon kirjanpidossa?

• Ennakkoverot. Muista hakea ja maksaa ennakkoverot. Seuraa myös tulostasi ja muokkaa ennakkoveroa sen mukaan. Näin vältyt jäännösverolta, mikä tulee monelle yrittäjälle yllätyksenä. Jäännösvero maksetaan Verohallinnolle kerralla korkoineen.
• YEL-vakuutus. Muista ottaa pakollinen YEL-vakuutus jo yritystoiminnan alkuvaiheessa. Se on täysin vähennyskelpoinen yrityksen kirjanpidossa.
• palkanmaksajan velvollisuudet. Palkanmaksuun liittyy tärkeitä velvollisuuksia, joten ota kirjanpitäjään yhteyttä heti, kun suunnittelet ensimmäistä palkanmaksua. On hyvä ottaa huomioon työterveyden järjestäminen ja vakuutusten ottaminen. Kirjanpitäjä neuvoo velvollisuuksien järjestämisessä.
• ALV-velvollisuus. On hyvä olla tietoinen myynnin oikeasta ALV-käsittelystä.
• kirjanpidon järjestämisvelvollisuus. Tässä auttaa hyvän kirjanpitäjän hankkiminen.
• pitää huolta kirjanpidosta! Toimita kirjanpito ajoissa tilitoimistoon. Älä laiminlyö kirjanpitäjän ohjeita, määräaikoja ja neuvoja, niin sillä pääset jo pitkälle.

Paljon kirjanpito maksaa?

Kirjanpidon hintaan vaikuttaa moni tekijä, kuten ALV-velvollisuus ja sen ilmoitusväli, kirjanpidon tekemisen väli, tositteiden määrä, yrityksen toimiala ja moni muut tekijä.

Adcountilla kirjanpidon hinta kuukausittain tehtynä on toiminimellä alkaen 69€/kk ja osakeyhtiöllä 79€/kk, mutta lopulliseen hintaan vaikuttavat siis edellä mainitut tekijät. Jos kirjanpito tehdään kerran vuodessa ja tilinpäätösajan ulkopuolella, kirjanpito on huomattavasti edullisempaa ja se voidaan tehdä pakettihintaan. Lue lisää hinnoittelustamme täältä.

Tarvitseeko yritys oman pankkitilin? Miksi, ja mitä yritystiliä suosittelet?

Osakeyhtiö tarvitsee aina erillisen yrityksen nimissä olevan yritystilin. Yritystoimintaa ei voi pyörittää yrittäjän henkilökohtaisen pankkitilin kautta, sillä osakeyhtiön varat on pidettävä erillään osakkeenomistajan rahoista.

Toiminimi ei tarvitse erillistä yritystiliä, vaan toiminimen liiketoimintaa voi pyörittää kokonaan liikkeenharjoittajan henkilökohtaisen tilin kautta. Toiminimiyrittäjän varat ovat yrittäjän nimissä. Käytännössä yrittäjät haluavat avata yritykselle erillisen pankkitilin ja lisäksi monet pankit kuitenkin vaativat myös toiminimiyrittäjiä avaamaan yritystilin liiketoimintaa varten.

Perinteisen yritystilin voi avata pankista, jossa omat henkilökohtaiset raha-asiat ovat. Joskus pankkitilin avaaminen voi olla vaikeaa aloittavalle yritykselle. Monet pienyritykset suosivat nykypäivänä Holvia perinteisen yritystilin sijasta. Myös muut digipankit kuten Revolut, Wise ja N26 nousevat suosiossa.

Mitä kaikkea voin vähentää verotuksessa yrittäjänä?

Voit vähentää yrityksen verotuksessa kaikki liiketoimintaan liittyvät kulut. Liiketoimintaan liittyvät kulut riippuvat alasta ja ovat esimerkiksi IT-konsultilla ja DJ:llä hyvin erilaisia. Verottaja on asettanut tarkempia rajoituksia esim. elanto- (kuten ravintokuluihin), edustus- ja autokuluihin sekä työvaatteisiin, koska nämä ovat yleisimmin "väärinkäytettyjä" vähennyksiä yrittäjien kirjanpidossa. Verohallinto on antanut näistä vähennyksistä tarkempia kirjallisia ohjeistuksia ja niitä kannattaa noudattaa.

Yleisimpiä vähennyksiä ovat:

• toimitilakulut, kuten toimiston vuokra tai toiminimen työhuonevähennys
• henkilöstökulut
• YEL- ja eläkekulut
• vakuutukset
• puhelin, internet, sovellukset ja ohjelmistot
• kirjanpito
• matkakulut, päivärahat, kilometrikorvaukset
• koneet ja kalusto
• autokulut (jos auto on yrityksen)
• markkinointikulut
• neuvottelukulut



Saat kirjanpitopalvelun alussa kattavan listan vähennettävistä kuluista. Listasta löytyy omalle toimialalle sopivia vähennyksiä, joita moni yrittäjä ei välttämättä ole tullut ajatelleeksi!

Millaista kirjanpito-ohjelmaa suosittelet aloittavalle pienyrittäjälle?

Pienyrittäjälle on muokattu useampi hyvä kirjanpito-ohjelma, joista voimme suositella erityisesti Holvia ja Procountor Soloa. Ne ovat molemmat maksuperusteisia laskutusohjelmia ja taipuvat hyvin aloittelevan toiminimi- tai osakeyhtiöyrittäjän tarpeisiin. Erityisen hyvin ohjelmat sopivat yrittäjille ja yrityksille, joiden liikevaihto on alle 500 000 euroa. Molemmat ohjelmat ovat sähköisesti toimivia ja vaivattomia käyttää, mikä tekee laskutuksesta ja kirjanpidosta helppoa ja aikaa säästävää. Adcount toimii molempien kirjanpito-ohjelmien osaajana ja auttaa asiakkaitaan niiden käytössä.

Lisää Holvista ja Procountor Solosta sekä niiden ominaisuuksista voit lukea täältä.

Mitä tapahtuu, jos tuloja ei ole, mutta menoja kyllä?

On täysin normaalia, että aloittavalla yrittäjällä on enemmän menoja eikä alkuun tuloja. Saattaa myös kestää vuosia, että toiminta muuttuu voitolliseksi. Näin käy esimerkiksi usein start-upeilla, ja yhtälailla myös pienemmän skaalan yrittäjällä. On kuitenkin pidettävät mielessä, että pidemmällä aikavälillä yrityksen tavoitteena on tehdä voittoa. Yritys, jolla ei ole tuloja pitkään aikaan, ei täytä tätä tavoitetta. Verohallinto voi tällöin katsoa yrityksen harrastustoiminnaksi tai poistaa yrityksen rekistereistä.

Jos yritys on ALV-rekisterissä ja sillä on toiminnan alussa pelkkiä menoa, mutta ei myyntiä, yritys saa ALV-palautuksia hankinnoistaan, eli rahaa takaisin tilille. On yleinen harhaluulo, ettei kuluja saisi vähentää, jos ei ole tuloja.

Jos yritys tekee tappiota, kertyneet tappiot voidaan vähentää seuraavan kymmenen vuoden voitoista, joten tehdyt tappiot eivät mene hukkaan.

Jos osakeyhtiöllä on menoja, mutta ei tuloja, oma pääoma menee helposti miinukselle, jolloin yrittäjän pitää antaa yritykselle pääomalainaa tai tehdä PRH:lle ilmoitus oman pääoman menettämisestä.

Käytännössä yrittäjä joutuu usein itse maksamaan yrityksen kuluja alussa omalla rahalla, mutta nämä rahat voi korvata ja maksaa takaisin itselle verovapaasti heti kun yrityksen rahatilanne sen sallii.

Voiko Adcount auttaa minua aloittavan yritykseni kirjanpidossa?

Ehdottomasti voimme auttaa! Olemme erikoistuneet pienten ja aloittavien yritysten kirjanpitoon, joten olemme täydellinen valinta sinulle. Kirjanpitopalvelumme sisältää kaikki pienen yrityksen lakisääteiset velvollisuudet, minkä lisäksi saat tueksi henkilökohtaisen kirjanpitäjän, joka neuvoo sinua. Asiakkaidemme joukossa on jo laaja joukko toiminimi- ja osakeyhtiöyrittäjiä ja tarjoamme sinulle kirjanpidon edulliseen kiinteään hintaan. Kanssamme et joudu pulaan!