Freelancerin kirjanpito ja verotus

Lyhyet ja moninaiset työsuhteet yleistyvät ja freelancereiden osuus yrittäjistä kasvaa. Freelancerin palkkaamisessa on työnantajalle monia helpottavia tekijöitä, kuten työvoiman väliaikainen tarve ja kevyempi käytännön työnantajavelvoite. Freelancerin näkökulmasta työ on monipuolisuudessaan erityinen ja siinä pitää ottaa tiettyjä asioita huomioon. Freelancerin työssä korostuu vapaus työajan ja työtehtävien valinnan suhteen, mutta oman toimeentulon järjestäminen vaatii joskus kekseliäisyyttä, kovaa työtä ja epävarmuuden sietämistä. Tässä jutussa käydään läpi kaikki, mitä freelancerin tulee tietää työnsä järjestämisestä, kirjanpidosta ja verovähennyksistä.

Kuka on freelancer?

Freelancer on henkilö, jonka toimeentulo rakentuu useista samanaikaisista töistä tai hänellä voi olla useita lyhyitä työsuhteita tai toimeksiantoja vuoden mittaan. Tällaisia projekteja tekevät esimerkiksi näyttelijät, kääntäjät, it-alan työntekijät, muusikot tai toimittajat.

Freelancer voi olla työsuhteessa ja toimia niin sanotusti verokortilla, jolloin työnantaja hoitaa freelancerille palkanmaksun ja siihen liittyvät kulut, kuten veronmaksun ja muut työnantajan sivukulut.

Useimmin freelancer toimii yrittäjämäisesti, eli työnantaja maksaa freelancerille korvauksen tehdystä työstä, ja freelancerin tehtäväksi jää sivukulujen hoitaminen. Tällöin työnantajalla ei ole myöskään velvoitetta maksaa sosiaaliturva- ja työeläkemaksuja, vaan freelancer hoitaa ne itse saamastaan palkkiosta. Tästä syystä oman työn hinnoittelu on ensisijaisen tärkeää, jotta työstä seuranneiden kulujen jälkeen freelancerille jää myös niin sanottua palkkarahaa.

Freelancer - työntekijä vai yrittäjä?

Työntekijänä freelancer toimii verokortilla, kuten “normaali” työsuhteinen työntekijä. Kaikki työnantajan kulut jäävät työnantajan maksettaviksi ja hän myös hoitaa freelancerin verojen maksun. Työnantaja on velvoitettu maksamaan myös kaikki sivukulut, kuten sosiaali- ja eläkemaksut. Freelancerille maksetaan niin sanotusti palkkaa siltä ajalta, jonka hän työskentelee hänet palkanneelle taholle. Ennen freelancereille tarjottiin freelancer-verokorttia, mutta nykyään freelancerin verotuksessa toimii yhden tulorajan verokortti. Niitä voi olla useita kappaleita samaan aikaan, jolloin jokaiselle työnantajataholle toimitetaan oma verokortti palkanmaksua varten.

Monen freelancerin asema työnantajaan on kuitenkin yrittäjämäinen. Tällöin freelancer saa korvauksen tehdystä työstään ja hänen omaksi tehtäväkseen jää maksaa kaikki muut kulut, kuten yrittäjän pakollinen YEL-vakuutus sekä muut vapaaehtoiset vakuutukset. Yrittäjä-freelancer maksaa tuloistaan veron itse. Tällöin myös freelancerin palkkiot ovat luonnollisesti suurempia.

Freelancereilla yleisin yritysmuoto on toiminimi, mutta myös muut yhtiömuodot ovat mahdollisia. Yrittäjyyteen liittyy monia etuja, kuten verovähennykset. Freelancerille lankeaa yleensä monien työtarvikkeiden, kuten tietokoneen, kameran ja eri ohjelmistojen hankinta. Jos freelancer on yrittäjä, voi hän vähentää työhön liittyvät hankinnat verotuksessa. Vähennyksistä kerrotaan lisää myöhemmin tässä jutussa.

Kevytyrittäjänä toimiminen on myös vaihtoehto, mutta se käy yleensä kalliiksi useimmille freelancereille, eikä toiminimelle hyväksyttyjä vähennyksiä voi tehdä. Monet laskutusohjelmat veloittavat kevytyrittäjiltä pienen osan laskutettavasta määrästä ja silloin kevytyrityspalvelun käyttö voi olla kalliimpaa kuin henkilökohtaisen kirjanpitäjän kuukausipalkkio. Lisäksi kevytyrittäjä joutuu laskuttamaan arvonlisäveron, oli hän arvonlisävelvollinen tai ei. Jos freelancer päätyy kevytyrittäjyyteen, on hyvä ottaa huomioon hinnoittelussa nämä laskutuksen lisäkulut.

Yksi mahdollisuus on myös kokeilla freelancer-yrittäjyyttä osa-aikaisesti, joko verokortilla tai yrittäjänä, opiskelujen tai muun työn ohessa, jolloin itselle sopiva toimintamalli löytyy ja samalla voi kokeilla onko freelancerina toimiminen itselle mieluisaa.

Freelancer - mitä kaikkea ottaa huomioon?

Verokortilla toimivalle freelancerille ei koidu niin sanottuja käytännön velvoitteita suoritettavan työvelvoitteen lisäksi, mutta mikäli freelancer päättää työskennellä ja laskuttaa työnsä yrittäjänä, on tärkeää ottaa huomioon muutama tekijä. Freelancer joutuu maksamaan työstää arvonlisäveroa. Sen lisäksi hän myös joutuu ilmoittautumaan ennakkoperintärekisteriin ja maksamaan ennakkoveroa. Nämä kaikki ovat yrittäjille pakollisia asioita, mutta niiden järjestämiseen menee lopulta vähän aikaa ja kirjanpitäjä auttaa niiden järjestämisessä.

Freelancer on velvollinen maksamaan arvonlisäveroa, mikäli hän ei työskentele alalla, joka on arvonlisäverosta vapaa. Freelancerin ei tarvitse rekisteröityä arvonlisäverorekisteriin, jos vuosittainen liikevaihto on vähäistä, alle 15 000 euroa (v. 2022). ALV-rekisteriin voi ilmoittautua, vaikka ei vielä tiedä vuosittaista tuloaan. Jos tulot jäävät alle 15 000 euron, maksaa Verohallinto freelancerin maksamat arvonlisäverot takaisin niin sanottuna alarajahuojennuksena. Jos tulot ylittävä 15 000 euroa, mutta jäävät alle 30 000 euron, saa freelancer takaisin osan maksamastaan arvonlisäverosta.

Freelancerin ilmoittautuminen ennakkoperintärekisteriin perustuu siihen, saako hän palkkaa, eli toimiiko hän verokortilla “työntekijänä”, vai onko hän yrittäjä ja saa työkorvauksen. On siis tärkeä ymmärtää, onko kyseessä työ- vai toimeksiantosuhde. Työsuhteessa palkanmaksajalle toimitetaan verokortti ja hän toimittaa palkasta ennakkopidätyksen. Toimeksiantosuhteessa oleva freelancer hoitaa itse hänelle määrätyt ennakkoverot maksetuista tuloista. Ennakkoverorekisteriin ei ole siis pakko ilmoittautua, mutta silloin freelancerin olisi pääasiassa työskenneltävä verokortilla ja toimitettava se työnantajalle.

Jos freelancer rekisteröityy ennakkoperintärekisteriin, määrää Verohallinto hänelle ennakkoveron työ- ja käyttökorvauksina maksetusta tulosta.

Freelancerin verovähennykset

Freelancer voi vähentää verotuksessa yritystoimintaan liittyviä kuluja, mikäli hän toimii yrittäjänä. Yritystoiminnan menoina nähdään sellaiset menot, jotka vaikuttavat työn tekemiseen ja liiketoimintaan. Tällaisia yleisimpiä verotuksessa vähennettäviä menoja ovat toimistotarvikkeet, tietokone- ja puhelinhankinnat, työtuoli ja -pöytä sekä puhelinmaksut ja työtila. Arkeen liittyviä menoja, kuten vaatteita, ruokaa ja harrastusmenoja, ei voi vähentää verotuksessa, vaikka ne haluaisikin liittää yritystoimintaan.

Freelancerin yleisimpiä verovähennyksiä ovat:

• pienhankinnat, koneet ja laitteet
• puhelin- ja internet-kulut
• ammattikirjallisuus ja -lehdet
• työhuonevähennys
• autokulut, jos tekee liikkuvaa työtä

Pienhankintoihin, koneisiin ja laitteisiin kuuluvat yritystoimintaan liittyvät hankinnat. Tällaisia voi olla kaikki lyijykynästä uuteen tietokoneeseen asti. Freelancer voi tilata myös ammattikirjallisuutta tukeakseen osaamistaan ja vähentää sen verotuksessa. Ammattilehdet voi vähentää verotuksessa, mikäli lehti tulee freelancerin yrityksen toimipisteeseen.

Työhuonevähennys on yksi oleellisimmista freelancerin vähennyksistä ja se tulee kyseeseen silloin, kun freelancer itse järjestää itselleen työtilan, eikä työnantaja tai toimeksiantaja sitä voi tarjota. Mikäli yrittäjänä toimiva freelancer vuokraa itselleen työtilan, voi sen vähentää suoraan verotuksessa yrityksen menoina. Kotona työskentelevä freelancer voi vähentää työhuoneeseen liittyvät kulut työhuonevähennyksenä tai todellisten kulujen perusteella. Työhuonekuluihin voi laskea mukaan kaikki sen ylläpitoon liittyvät menot, kuten valaistus-, lämmitys-, korjaus- ja siivouskulut. Myös työhön liittyvät kalusteet, kuten työtuoli- ja -pöytä, ovat vähennyskelpoisia.

Voit lukea lisää yrittäjän vähennyksistä täältä.

Kirjanpitäjä auttaa freelanceria selviytymään taloudenhallinnasta

Elinkeinoharjoittaja on velvollinen pitämään yritystoiminnastaan kirjanpitoa. Me Adcountilla autamme freelancereita hahmottamaan ja selviytymään yrittäjän talouden kiemuroista ja ohjaamme sinua parempaan taloudenhallintaan. Oma kirjanpitäjä, joka tuntee freelancerin toiminnan, tukee yritystoimintaa ja säästää yrittäjän aikaa.

Meillä saat henkilökohtaista palvelua ja kirjanpito toimii nopeasti ja mutkattomasti. Tunnemme freelancereiden tarpeen ja autamme säästämään aikaa ja vaivaa. Anna meidän hoitaa kirjanpitosi. Ota yhteyttä ja pyydä tarjous kirjanpidosta.