Pakolliset laskumerkinnät

Mitä laskulla pitää olla? Tässä oppaassa käydään läpi laskun pakolliset laskumerkinnät, kevennetyt vaatimukset sekä tavallisimmat tilanteet, joissa laskulle tarvitaan erityinen ALV-merkintä. Ohje perustuu arvonlisäverolain vaatimuksiin ja Verohallinnon ohjeisiin.

Pakolliset laskumerkinnät lyhyesti

Arvonlisäverollisessa myynnissä laskulla pitää olla tietyt tiedot, jotta lasku täyttää arvonlisäverolain laskutusvaatimukset. Pakolliset tiedot riippuvat myös siitä, millaisesta myynnistä on kyse.

Jos haluat tarkistaa tavallisen laskun nopeasti, varmista ainakin laskun päiväys ja numero, myyjän ja ostajan tiedot, myynnin sisältö, veroton hinta, ALV-prosentti ja veron määrä sekä tarvittaessa toimitus- tai suorituspäivä. Erityistilanteissa tarvitaan lisäksi esimerkiksi merkintä käännetystä verovelvollisuudesta tai myynnin verottomuudesta.

Virallinen sääntely löytyy Verohallinnon laskutusvaatimuksia koskevasta ohjeesta.

Pakolliset laskumerkinnät

Arvonlisäverolain 209 e §:ssä määritellään arvonlisäverollisen laskun pakolliset merkinnät. Tavallisella laskulla tulee olla seuraavat tiedot:

• laskun antamispäivä
• juokseva tunniste eli laskun numero
• myyjän arvonlisäverotunniste eli ALV-tunniste
• ostajan arvonlisäverotunniste, kun kyse on esimerkiksi käännetystä verovelvollisuudesta tai tavaroiden yhteisömyynnistä
• myyjän ja ostajan nimi ja osoite
• tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laajuus ja laji
• tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä, jos sitä koskeva tieto vaaditaan
• veron peruste verokannoittain, yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset, jos niitä ei ole huomioitu yksikköhinnassa
• verokanta
• suoritettavan arvonlisäveron määrä

Lisäksi laskulla pitää olla tilanteen mukaan esimerkiksi merkintä myynnin verottomuudesta, viittaus sovellettavaan säännökseen, merkintä käännetystä verovelvollisuudesta tai tieto siitä, että kyseessä on ostajan laatima lasku eli itselaskutus. Erityisiä merkintöjä vaaditaan myös tietyissä marginaaliverotuksen, sijoituskullan, uusien kuljetusvälineiden ja muutoslaskujen tilanteissa. Katso Verohallinnon täydellinen lista laskumerkinnöistä.

Pakolliset laskumerkinnät voivat olla millä tahansa kielellä. Verohallinto voi kuitenkin tarvittaessa vaatia laskun kääntämistä valvontaa varten.

ALV-prosentti pitää merkitä laskulle

Laskulla tulee ilmoittaa sovellettava arvonlisäverokanta. Suomessa yleinen arvonlisäverokanta on vuonna 2026 25,5 %. Vuoden 2026 alusta aiempi 14 prosentin alennettu verokanta muuttui 13,5 prosenttiin niiden tavaroiden ja palveluiden osalta, joihin alennettua kantaa sovelletaan.

Älä siis käytä vanhaa 24 %, 14 % tai 10 % prosenttia automaattisesti laskupohjassa. Oikea verokanta riippuu myynnin sisällöstä ja verotuksen ajankohdasta. Tarkista ajantasaiset ALV-prosentit Verohallinnon sivuilta.

Milloin laskulla tarvitaan erityinen ALV-merkintä?

Kaikki laskut eivät ole samanlaisia. Jos myynti on veroton tai ostaja on verovelvollinen käännetyn verovelvollisuuden perusteella, laskulla pitää olla tilanteeseen sopiva merkintä tai viittaus sovellettavaan säännökseen.

• Käännetty verovelvollisuus: laskulla pitää olla merkintä ”käännetty verovelvollisuus”.
• Veroton myynti: laskulla pitää olla merkintä myynnin verottomuudesta tai viittaus sovellettavaan arvonlisäverolain tai arvonlisäverodirektiivin säännökseen.
• Yhteisömyynti: ostajan ALV-tunniste on ilmoitettava, ja laskulla on oltava tilanteeseen sopiva merkintä.
• Itselaskutus: ostajan laatimaan laskuun merkitään ”itselaskutus”.
• Muutoslasku: laskulla viitataan aikaisempaan laskuun.

Erityisiä merkintöjä tarvitaan myös esimerkiksi voittomarginaalijärjestelmää, verollisen sijoituskullan myyntiä ja tiettyjä uusia kuljetusvälineitä koskevissa tilanteissa.

Kevennetyt laskumerkinnät alle 400 euron laskussa

Kaikissa tilanteissa ei tarvitse käyttää täydellisiä laskumerkintöjä. Kevennetyt vaatimukset riittävät tietyissä tilanteissa, kun laskun verollinen loppusumma on enintään 400 euroa. Kevennettyjä vaatimuksia voidaan soveltaa myös vähittäiskaupassa ja siihen rinnastettavassa, lähes yksinomaan yksityishenkilöille tapahtuvassa myynnissä ilman 400 euron euromääräistä rajaa.

Kevennetyssä laskussa pitää olla:

• laskun antamispäivä
• myyjän nimi ja arvonlisäverotunniste eli Y-tunnus
• myytyjen tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laji
• suoritettavan veron määrä verokannoittain tai veron peruste verokannoittain
• muutoslaskussa viittaus alkuperäiseen laskuun sekä tiedot, joita laskulla muutetaan

Kevennettyjä laskumerkintöjä ei voi käyttää esimerkiksi tavaroiden yhteisömyynnissä, tavaroiden etämyynnissä tai tilanteessa, jossa toisessa EU-maassa tapahtuvassa myynnissä ostaja suorittaa veron käännetyn verovelvollisuuden perusteella.

Ulkomaankaupan laskumerkinnät

Ulkomaankaupassa laskun merkinnät riippuvat siitä, myydäänkö tavaraa vai palvelua, mihin maahan myynti tapahtuu ja kuka on verovelvollinen. Pelkkä ”VAT 0 %” ei yleensä kerro riittävästi myynnin verokohtelusta.

Esimerkiksi yhteisömyynnissä ja käännetyn verovelvollisuuden tilanteissa laskulle tarvitaan tilanteeseen sopivat ALV-tunnisteet ja merkinnät. Verottomassa myynnissä laskulla pitää olla merkintä verottomuudesta tai viittaus sovellettavaan säännökseen.

Jos laskutat asiakkaita ulkomaille, kannattaa tarkistaa myynnin ALV-käsittely ennen laskun lähettämistä. Tarvittaessa kirjanpitäjä voi auttaa ulkomaankaupan kirjanpidossa ja ALV-käsittelyssä.

Mitä laskulle kannattaa merkitä pakollisten tietojen lisäksi?

Kaikki hyödylliset laskutiedot eivät ole arvonlisäverolain perusteella pakollisia. Laskulle kannattaa yleensä lisätä myös esimerkiksi:

• eräpäivä ja maksuehto
• tilinumero ja muut maksuohjeet
• viitenumero
• yhteystiedot laskua koskevia kysymyksiä varten
• mahdollinen viivästyskorko

Nämä helpottavat laskun maksamista ja käsittelyä, vaikka kaikki eivät olekaan varsinaisia pakollisia laskumerkintöjä.

Hyvityslasku ja laskun korjaaminen

Jos jo lähetetyssä laskussa on virhe, korjaus pitää tehdä niin, että alkuperäinen lasku ja korjaava lasku ovat selkeästi yhdistettävissä toisiinsa. Muutoslaskussa pitää olla viittaus aikaisempaan laskuun sekä tieto siitä, mitä laskulla muutetaan.

Tämä on tärkeää myös kirjanpidon kannalta, jotta alkuperäisen laskun ja sen korjauksen käsittely voidaan jäljittää.

Pakolliset laskumerkinnät ja laskupohja

Hyvä laskupohja vähentää riskiä, että jokin pakollinen tieto unohtuu. Jos käytät omaa laskupohjaa, tarkista erityisesti ALV-tunniste, verokanta, veron määrä ja mahdolliset erityistilanteen merkinnät.

Voit myös ladata Adcountin ilmaisen laskupohjan ja käyttää sitä laskutuksen pohjana.

Tarvitsetko apua laskutuksen ja kirjanpidon kanssa?

Laskun oikea ALV-käsittely on osa yrityksen kirjanpitoa. Jos laskutat kotimaahan, ulkomaille tai käytät esimerkiksi Holvia, laskutuksen ja kirjanpidon kannattaa muodostaa toimiva kokonaisuus.

Adcount tarjoaa kirjanpitopalveluita pienille yrityksille ja toiminimille. Tutustu toiminimen kirjanpitoon, osakeyhtiön kirjanpitoon tai Holvi-kirjanpitoon. Ajantasaiset palveluhinnat löytyvät hinnastosta.

Jos haluat, että kirjanpitäjä huolehtii yrityksesi kirjanpidosta ja ALV-ilmoituksista, pyydä tarjous.