Pakolliset laskumerkinnät

Tiesitkö, että pakolliset laskumerkinnät perustuvat lakiin ja niihin kannattaa kiinnittää huomiota laskuttaessa? Tässä jutussa on tarkoitus avata, mitkä merkinnät ovat pakollisia ja miten esimerkiksi ulkomaankauppa vaikuttaa merkintöihin. Ota tästä jutusta vinkit pakollisiin laskumerkintöihin.

Miksi jotkut laskumerkinnät ovat pakollisia?

Pakolliset laskumerkinnät perustuvat lakiin ja ne tarkoittavat asioita, jotka laskulla pitää olla mukana. Laskulla on keskeinen merkitys kirjanpidossa ja verotuksessa. Lasku antaa tietoja siitä, miten myyjä käsittelee arvonlisäveroa, minkä lisäksi se toimii ostajan vähennysoikeuden todisteena ja mahdollistaa verovalvonnan. Lasku on kirjanpidon tosite, joka tulee lisätä yrityksen kirjanpitoon.

Oikein tehdyillä laskuilla on keskeinen merkitys sujuvassa laskutuksessa ja kirjanpidossa. Laskutusohjelman käyttöönotto helpottaa lain vaatimusten noudattamista. Hyviä ja edullisia laskutusohjelmia pienelle yritykselle ovat Procountor Solo tai Holvi. Teemme näiden molempien ohjelmien kirjanpitoa. Ota meihin yhteyttä, jotta asiantuntevat kirjanpitäjämme voivat auttaa sinua järjestämään laskutuksen ja kirjanpidon sujuvasti. Kirjanpitäjä voi tarkistaa laskusi ennen niiden lähetystä.

Pakolliset laskumerkinnät

Alla olevassa listassa on pakollisia laskumerkintöjä. Ota ne talteen.

• laskun antamispäivä
• juokseva tunniste eli laskunumero
• myyjän arvonlisäverotunniste (muodossa FI12345678)
• myyjän ja ostajan nimi ja osoite
• myytävien tavaroiden/palvelujen määrä ja laji
• tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä
• veron peruste verokannoittain, yksikköhinta ilman veroa
• suoritettavan veron määrä

Pakolliset merkinnät laskulla voivat olla millä tahansa kielellä, mutta on hyvä muistaa, että Verohallinto voi tarvittaessa vaatia laskun kääntämistä.

Pakollisten laskumerkintöjen lisäksi laskulle kannattaa lisätä maksuohjeet, viitenumero, maksuehdot, viivästyskulut sekä sähköposti, johon asiakas voi ottaa helposti yhteyttä, jos laskusta tulee kysyttävää tai asiakas haluaa tehdä reklamaation.

Erikoistilanteiden pakolliset laskumerkinnät

Ala- ja kauppakohtaisesti voi olla tiettyjä merkintöjä, jotka tulee näkyä laskussa. Mikäli laskussa on kyse esimerkiksi käännetystä verovelvollisuudesta, verottomasta myynnistä, hyvityslaskusta tai marginaaliverotuksesta on tärkeää, että viittauksen näihin näkyvät laskussa.

Erikoistilanteiden pakollisia laskumerkintöjä ovat:

• asiakkaan arvonlisäverotunniste, kun kyse on käännetystä verovelvollisuudesta tai tavaroiden yhteisömyynnistä
• merkintä myynnin verottomuudesta tai viittaus arvonlisäverolakiin
• merkintä ostajan verovelvollisuudesta "käännetty verovelvollisuus" (esimerkiksi rakennusalalla)
• merkintä ostajan laatimaan laskuun, eli itselaskutus
• tiedot uusista kuljetusvälineistä
• merkinnät "voittomarginaalijärjestelmä - käytetyt tavarat", "voittomarginaalijärjestelmä - taide-esineet" tai "voittomarginaalijärjestelmä - keräily- ja antiikkiesineet"
• merkintä "voittomarginaalijärjestelmä - matkatoimistot"
• merkintä verollisen sijoituskullan myynnistä
• viittaus aikaisempaan laskuun, kun kyse on muutoslaskusta

Nyrkkisääntönä on, että jos ALV-prosentti on joku muu kuin tavallisimmat 24%, 14% tai 10%, laskulla tulee olla perustelu poikkeavalle ALV-käsittelylle ja viittaus arvonlisäverolakiin. Tämä helpottaa myös kirjanpitäjän työtä ja vältät turhat korjauspyynnöt.

Kevennetyt laskumerkintävaatimukset

Vähittäiskaupassa, yksityishenkilöille tapahtuvassa myynnissä tai yritykselle osoitetun laskun loppusumman ollessa alle 400 euroa, riittää, että laskulla on seuraavat merkinnät:

• laskun antamispäivä
• myyjän nimi ja arvonlisäverotunniste (Y-tunnus)
• myytyjen tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laji
• suoritettavan veron määrä verokannoittain tai veron peruste verokannoittain
• muutoslaskuissa viittaus alkuperäiseen laskuun sekä ne tiedot, joita laskulla muutetaan.

Käytännössä kevennetyt laskuvaatimukset tarkoittavat käteiskuittia tai pientä laskua.

Huom! Kevennettyjä laskuvaatimuksia ei voi soveltaa tavaroiden yhteisömyyntiin, tavaroiden kaukomyyntiin eikä sellaiseen toisessa EU-maassa tapahtuvaan tavaran tai palvelun myyntiin, josta ostaja suorittaa veron käännetyn verovelvollisuuden perusteella.

Ulkomaankaupassa käytettävät pakolliset laskumerkinnät

Ulkomaankauppaa käydessä tärkeää on muistaa laskumerkinnöissä oikea ALV-merkintä. Verohallinto suosittelee lisäämään laskulle seuraavia merkintöjä tapauksesta riippuen:

• VAT 0 % Export of Goods
• VAT 0 % Intra Community supply
• VAT 0 %, Transport of goods outside the EU
• Reverse Charge, VAT Directive art 44

Erikoistilanteiden ja ulkomaankaupan laskumerkinnät voi kirjoittaa esimerkiksi laskun lisätietokenttään.

Tarvitsetko ilmaisen laskupohjan?

Adcountin oma ilmainen laskupohja on ladattavissa sivuiltamme. Se soveltuu erityisen hyvin pienemmille tai vasta aloittaville yrityksille, jotka laskuttavat vielä harvemmin. Se täyttää kotimaiset laskuvaatimukset ja sitä on helppo muokata omalle yritykselle sopivaksi: Lue lisää ilmaisesta laskupohjasta ja lataa se käyttöösi.